青岛市重大活动档案检查验收办法

文章来源:档案馆发布时间:2012-03-31浏览次数:710


第一条   为规范重大活动档案管理工作,保证重大活动档案的齐全完整和规范管理,根据《山东省档案条例》、《青岛市档案管理条例》等有关规定,制定本办法。
 第二条   本办法所称重大活动,是指我市在政治、经济、科技、文化、体育、卫生、外事等方面具有较大影响和重要意义的活动。主要包括:
 (一) 党和国家领导人来我市检查、视察、指导工作;
 (二) 外国元首、政府首脑、政党领袖和国际组织负责人、著名外国友人来我市参观、访问、考察;
 (三) 我市召开的中共党代会、人代会、政协全体会议;
 (四) 省、市主要领导人参加我市有较大影响和重要意义的活动;
 (五) 市委、市政府(含各区、市以青岛市名义)组织的重大政治、经济、科技、文化、体育、卫生、外事活动;
 (六) 在我市举行的区域性、全国性、国际性会议和重大经贸、科技、文化、体育、卫生等活动;
 (七) 重大庆典、纪念活动;
 (八) 严重自然灾害和重大抢险救灾活动,或处置重大突发事件和解决重大纠纷;
 (九) 其他重大活动。
 第三条   本办法所称重大活动档案,是指在相关活动中直接形成的对国家和社会具有保存利用价值的文字、图表、照片、录音、录像、实物等不同门类、不同载体形态的历史记录及与其相对应的电子文件。主要包括:
 (一) 纸质文件材料,包括各种文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料及与其相对应的电子文件;
 (二) 录音带、录像带、录音光盘、录像光盘;
 (三) 照片(纸质照片、数码照片)及其文字说明;
 (四) 有纪念意义的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等;
 (五) 其他具有保存价值的材料。
 第四条   重大活动结束后,应组织档案的专项检查验收工作。
 第五条   重大活动档案检查验收工作实行统一领导、分级管理的原则。
 第六条   重大活动档案检查验收时,由市档案行政管理部门成立档案检查验收小组,负责档案检查验收的具体工作。
 第七条   重大活动档案实行登记备案制度。重大活动的主办或承办单位,应当在活动确定后5个工作日内,及时填写《青岛市重大活动档案管理登记表》(见附表1),报送市档案行政管理部门登记备案。没按规定及时登记备案的单位,机关档案工作年度检查不能评定为优秀等次。
 第八条   重大活动档案检查验收内容:
 (一)重大活动主办或承办单位,应做好各种文件材料及其对应电子文件的收集、归档工作,归档的重大活动文件材料应字迹清晰、填写规范,载体及书写材料便于长久保存;
 (二)重大活动主办或承办单位,应做好文件材料及其对应电子文件的整理工作,文书、照片、录音、录像、实物档案、电子文件质量符合有关规范要求;
 (三)各种门类和载体档案实行计算机管理;
 (四)按规定向同级国家综合档案馆移交重大活动档案。
 第九条   重大活动结束后10个工作日内,市档案行政管理部门应组织专项检查验收,按本办法第三条规定的归档范围重点检查重大活动文件材料齐全完整情况。各种门类和载体档案整理质量、计算机管理情况等,在第二年机关档案工作年度检查时一并进行。
 第十条   专项检查验收结束后,填写《青岛市重大活动档案检查验收情况表》(见附表2),当场公布检查验收结果。检查验收不合格单位,由检查验收小组责令限期改正。
 第十一条   重大活动档案检查验收不合格的单位,机关档案工作年度检查不能评定为优秀等次,不能参与全市档案工作双先表彰活动。
 第十二条   有下列行为之一的,由市档案行政管理部门责令限期改正;逾期不改的,予以通报批评:
 (一) 不按规定收集、整理重大活动档案,或将档案材料据为己有,拒绝归档的;
 (二) 不按规定移交重大活动档案或移交不完整的;
 (三) 损毁、丢失或者擅自出卖、销毁重大活动档案的;
 (四) 不按规定接受档案专项检查验收的。
 第十三条   本办法由青岛市档案局负责解释。
 第十四条   各区(市)重大活动档案检查验收参照本办法执行。
 第十五条   本办法自颁布之日起执行。