为了进一步落实《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，确保学校档案工作与教学、科研、管理等工作同步计划与实施，规范校内各相关单位及其人员的档案工作职责，提高学校档案管理水平与服务能力，特制定本办法。
一、档案馆基本职能及部门工作职责
（一）档案馆基本职能
1．在学校范围内宣传、贯彻和执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策。
2．负责综合规划、协调管理学校的档案工作，并实施具体的监督、指导和检查。
3．负责制定学校档案工作的规章制度和业务规范，并具体负责组织实施。
4．负责接收（征集）、整理、鉴定、统计和保管学校各门类档案及相关资料。
5．负责馆藏档案资源的查阅、利用和管理工作。
6．负责对学校专、兼职档案工作人员的业务培训和工作质量考核。
7．负责规划和组织实施档案信息化和数字化建设，搭建学校档案数字化管理的网络平台。
8．负责学校校史馆的建设、使用和管理，使其在校园文化建设中发挥出应有作用。
9．负责规划设计并组织实施年鉴编撰与出版。
10．负责校史类研究与相关资料的整理出版。
（二）档案馆各部门工作职责
1．收整部
（1）负责全校各部、处、院、系、所、馆等单位所有门类档案的收集（征集）、整理、归档和编目。
（2）负责对兼职档案员的业务培训与指导。
（3）负责对校内各单位归档业务的监督、检查和业务考核。
（4）负责档案资源的数字化建设等工作。
2. 利用部
（1）负责各门类入馆档案的分类、标识档号、排架、上架，编制各类检索工具。
（2）负责库存档案的保管、借阅和利用。
（3）负责档案信息资源的深度研发和网络化咨询服务。
（4）负责档案库房的日常管理和维护。
3. 综合信息部
（1）负责计算机、网络系统的软硬件维护与安全管理。
（2）负责数字档案馆建设相关软件选购、研发与数据维护。
（3）负责仪器设备、橱具、档案用品等的购置与维护。
（4）负责学生出国成绩翻译，职工职称及业绩材料认证服务。
（5）负责行政办公室其他业务的组织协调工作。
（6）负责组织协调校史馆的日常管理与开放服务。
4．校史研究室
（1）负责学校名人档案资料的收集、整理并归档。
（2）负责学校重要历史史料的收集、整理并归档。
（3）承担学校校史类业务的研究与编撰任务。
（4）负责鱼山校区各部门的档案归档、管理与利用业务。
（三）档案馆馆长岗位职责
（1）协助校领导主持档案馆日常工作，及全校档案业务的组织协调。
（2）负责组织宣传、贯彻、执行国家档案法规及其相关业务管理条例。
（3）负责组织制定学校档案工作中长期发展规划与工作计划。
（4）负责学校档案规章制度的制定与修订，并监督各项规章制度的落实。
（5）负责制定档案馆年度工作计划，及重要业务专项计划的编制。
（6）负责数字化档案馆业务的规划、建设与安全运行。
（四）档案馆副馆长岗位职责
（1）协助馆长做好档案馆日常业务工作与职工思想工作。
（2）负责馆内外专兼职档案工作人员的业务培训与指导。
（3）负责国家档案法规、学校档案管理规章制度贯彻落实的督促、检查。
（4）负责档案收整质量、借阅与管理。
（5）负责馆藏档案的借阅利用安全和保密管理。
（6）负责学校年检编写、校史研究的具体组织实施
（五）档案馆各部主任岗位职责
（1）负责组织落实本部门工作职责中的各项日常工作。
（2）负责档案馆年度工作计划要点中本部门承担业务工作的组织实施。
（3）负责与本部门业务相关的校内档案工作规章制度的监督与检查。
（4）负责部门内部和部门之间业务工作的组织协调。
（5）负责帮助和解决部门职工工作或生活中遇到的其他问题。
二、校内各单位档案工作分管负责人岗位职责
1．负责选配本单位责任心强，具有较好政治、业务素质的兼职档案员，并保持相对稳定。
2．将档案工作纳入本单位工作的议事日程，要实行“四同步”管理，即在布置、检查、验收、总结本单位各项工作时，要同步布置、检查、验收、总结档案工作。
3．支持本单位兼职档案员的工作，帮助解决工作中遇到的问题。
4．为校数字档案馆档案信息管理系统开通的本单位端口配备必要的仪器设备。
5．协助校档案馆监督、检查本单位文件材料的立卷、归档、验收工作，把好归档案卷的质量关。
6．成立档案分室的单位，应按照校档案管理、使用的规章制度统一要求，严格抓好立卷、归档、管理和使用的各业务环节。
三、校内各单位兼职档案员岗位职责
1．认真学习国家档案法规和学校档案工作管理办法，熟悉并掌握档案业务工作知识。
2．负责本单位形成的文件材料（含电子版）的积累、保管、整理和立卷、归档工作，保证文件材料的齐全、完整、准确、系统、规范。
3．熟练掌握运用学校档案管理信息系统相关功能，开展网上预立卷、归档和本单位的档案利用工作。
4．在认真制定案卷类目，合理分类、立卷、归档基础上，完成网上录入文件目录数据，并加载全文电子版文件。
5．主动接受校档案馆的业务指导和监督、检查，按规定时间、规定质量进行档案移交工作。
6．承担学校档案信息管理系统的本单位端口安全保密管理职责，按要求更新用户端口密码，督察并及时清除各端口下载的电子档案，杜绝档案泄密事件的发生。