青岛市行政许可档案管理规范

文章来源:档案馆发布时间:2012-03-31浏览次数:3130


                                                青岛市档案局

 

第一章  总则

第一条  为推进依法行政,提高行政机关实施行政许可的质量和水平,规范行政许可行为,根据《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规制定本规范。

第二条  行政许可档案是指本市各级行政许可实施机关,包括经法律、法规授权实施行政许可职能的组织,经合法委托实施行政许可的行政机关,在实施行政许可工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

第三条  行政许可档案是国家档案的重要组成部分,是涉及公民、法人或者其他组织切身利益的重要信息资源,各单位和公民个人都有保护行政许可档案的义务。

第四条  各级行政许可实施机关要高度重视行政许可档案管理工作,将其纳入档案基础业务建设范畴;各级档案行政管理部门要依法加强对行政许可档案工作的监督和指导。

第五条  行政许可档案原则上应由本机关档案部门集中统一管理,任何部门和个人不得据为己有。确因工作需要,可以由业务部门管理,每年向本单位档案部门移交行政许可档案目录。

 

第二章  行政许可档案的积累、整理与归档

第六条  行政许可档案管理部门应根据有关规定,建立健全行政许可档案文件材料的形成、积累和归档制度,确保行政许可档案的齐全完整。

第七条  行政许可档案归档范围:

(一)行政许可证件、决定及回执;

(二)申请人提交的行政许可申请材料;

(三)行政机关出具的受理或者不予受理行政许可申请的书面凭证、一次性告知材料及回执;

(四)行政机关对申请人提交的申请材料进行审查形成的、以及行政机关收集的文书材料;

(五)听证材料;

(六)行政机关延期办理的文书;

(七)收费行政许可事项的收据;

(八)行政许可年检形成的文书材料;

(九)行政许可撤销的文书材料。

第八条  行政许可档案整理方法:

(一)行政许可档案设单独档案门类进行整理,行政许可档案应在许可事项办结后一个月内按规范要求整理归档。

(二)行政许可档案保管期限:

1.固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等行政许可事项保管期限为永久;

2.不动产、自然资源的所有权、使用权确认等行政许可事项保管期限为永久;

3.20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证的审批、管理等行政许可事项文件材料保管期限为永久;

4.20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证的审批、管理等行政许可事项保管期限为30年(长期);

5.以备案为目的保存的行政许可文件材料保管期限为10年(短期)。

(三)行政许可档案可以分为正卷、副卷。依法不能公开的材料应当装入副卷。

(四)行政许可档案原则上按照一个许可事项一卷或数卷管理,变更或延续行政许可事项的材料可数个许可事项一卷。

(五)行政许可档案采用保管期限—年度分类法,归档案卷在分类方案的最低一级类目内,按许可事项办结时间顺序排列,正卷在前,副卷在后,一卷一号。

(六)行政许可档案卷内文件材料应按照办理程序的客观进程所形成文件材料时间的自然顺序,兼顾文件材料之间的内在联系进行排列。一般结论性、批复性材料及其送达回执在前,其它材料按照办理程序的客观进程所形成文件材料时间的自然顺序进行排列。

(七)行政许可档案卷内文件材料在有文字的正面右上角、背面左上角使用铅笔用阿拉伯数字逐页编写页号。

(八)行政许可档案应编制卷内文件目录(见附录1),并放置在卷内文件材料之前,卷内文件目录应按照文件材料的排列顺序逐件填写。

1.文号:文件的发文字号。

2.责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者,一般填写全称或通用简称。

3.题名:文件标题,一般应照实抄录。没有题名,或题名含义不清,不能揭示或不能全面揭示文件内容的文件,应根据文件内容重新拟写或补充标题,外加“[]”号。

4.日期:文件的形成时间,即文件的签发时间(落款时间),以8位阿拉伯数字标注年、月、日,月、日不足两位,前加“0”;将表示月、日的数字回行填写,即填为两行,如20010801

5.页号:每份文件材料的起始页码,最后一份文件材料要注明终止页码。

(九)行政许可档案使用软卷皮在左侧采用细棉绳(三孔一线)或不锈钢钉(左侧装订,两钉间距10—15CM)装订。软卷皮包括案卷封面(见附录2)、封底(见附录3)两部分,行政许可档案应在案卷封面“行政许可案卷”后标注“(正卷)”、“(副卷)”、“(年检卷)”和“(撤销卷)”字样。

1.保管期限:填写“永久”、“长期”或“短期“。

2.全宗号:同级档案馆给立档单位编制的代号,用阿拉伯数字表示。

3.目录号:区分不同档案门类不同保管期限的编号,用阿拉伯数字表示。行政许可档案目录号由同级档案馆确定。

4.案卷号:填写档案流水编号,用阿拉伯数字表示。

(十)行政许可档案应区分保管期限,按案卷号顺序装入5CM厚的档案盒,使用阿拉伯数字填写档案盒脊背项目(见附录4),“起止案卷号”填写装入档案盒中最小案卷号至最大案卷号,如1—5;不能装订立卷的证明材料,可单独存放,并注明证明材料的名称、数量、种类、制作的时间、地点和所属案卷的档号(全宗号、目录号、案卷号)。

(十一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(十二)案卷封面、卷内文件目录、备考表项目应使用钢笔(碳素、蓝黑墨水)书写或计算机打印,字迹工整、清晰。

(十三)行政许可档案应使用青岛市档案行政管理部门认可的档案管理系统,将行政处罚档案案卷目录输入计算机管理,并打印一套纸质案卷目录。案卷目录包括案卷号、案卷题名、起始年月、终止年月、件数、页数、保管期限、备注等项目。

1.案卷号:行政许可案卷的流水编号。

2.案卷题名:行政许可案卷的标题,一般格式为:(行政许可实施机关)+“关于”+(被许可单位)+(行政许可事项)+“的文件材料”

3.起始年月:被许可单位上报许可事项材料的时间,以6位阿拉伯数字标注年、月,月不足两位,前加“0”,如:200801。

4.终止年月:行政许可实施机关做出许可决定的时间,以6位阿拉伯数字标注年、月,月不足两位,前加“0”,如:200801。

5.件数:卷内文件的总件数。

6.页数:卷内文件的总页数。

7.保管期限:行政许可案卷的保管期限,填写“永久”、“长期”或“短期”。

8.备注:填写需要说明的问题。

 

第三章  行政许可档案的保管和统计

第九条  行政许可档案管理部门应建立行政许可档案保管、保密、利用、鉴定销毁、统计制度,确保行政许可档案规范化管理。

第十条  行政许可档案管理部门要配备必要的保管设备和防护设施,保证行政许可档案的安全。

第十一条  行政许可档案管理部门应定期对档案进行检查清点,确保档案不丢失,不损坏。发现破损、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时,应及时修补、复制或进行其它技术处理。

第十二条  行政许可档案管理人员调动工作时,应在离职前办好交接手续。

第十三条  行政许可档案管理部门应对行政许可档案的收集、管理、利用、鉴定销毁等情况进行准确统计,填写档案工作基本情况统计报表,并按规定报送上级业务主管部门和同级档案行政管理部门。

 

第四章 行政许可档案的利用

第十四条  行政许可档案管理部门应对行政许可档案的利用权限做出明确规定,确定公民、法人或者其它组织查阅行政许可档案的范围,建立档案借阅登记簿,健全借阅档案登记、审批手续,做好利用效果反馈登记,掌握档案的利用情况。

第十五条  司法部门因依法执行公务查阅行政许可档案,各单位应提供相关档案。各单位保存的行政许可档案一般不得借出利用。当事人查阅行政许可档案需提供有效证件,经行政许可档案管理部门负责人批准并核实当事人身份后,可以提供查阅。

第十六条  各单位应设立公共查阅室,或在本部门政务大厅设立开放窗口,或明确行政许可档案开放日,对外提供利用。

第十七条  行政许可档案管理部门应当编制、公布行政许可档案利用指南,方便群众利用。

第十八条  行政许可档案管理人员和利用者应严格遵守档案管理有关规章制度,任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。

 

第五章  行政许可档案的鉴定销毁

第十九条  档案保管期满后,应由业务部门提出初步存毁意见,会同档案部门共同鉴定,编制销毁清册。

第二十条  销毁行政许可档案应经本单位负责人同意,并在档案销毁清册上签署意见。

第二十一条  销毁档案应指定两人负责监销,防止档案遗失和泄密。档案销毁后应写出销毁报告,监销人要在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册应归入本单位全宗卷永久保管。

 

第六章  行政许可档案的移交

第二十二条  属于进馆范围的行政许可档案(包括电子文件),应按同级档案行政管理部门的要求,定期向同级综合档案馆移交。

第二十三条  向档案馆移交档案,应将打印的全宗指南、纸质案卷目录(一式三份)及其电子目录和相关参考资料一并移交。

 

第七章  附则

 

第二十四条  本规范由青岛市档案局负责解释。

第二十五条  本规范自发布之日起施行。