为了进一步丰富我校档案资源门类，夯实学校文化建设基础，促进海大人文精神的永续传承，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》的相关条款特制定本办法。
一、人物档案的建档对象
我校人物档案的建档对象是：曾经在我校工作过，对学校的事业发展做出了突出贡献，并已经获得相应等级的资格认证人员。我校人物档案的档案种类分为：
1．历届校级党政领导；
2．中国科学院院士、工程院院士；
3．学校二、三级教授；
4．教育部“长江学者奖励计划”特聘教授、国家“百千万人才工程”第一、二层次专家、“国家杰出青年基金获得者”；
5．获省部级以上科研、教学成果奖或相当于同等级成果奖励的首位人员；
6．其他对学校事业发展做出过重要贡献，并已经在国内外有重要影响的知名人士。
二、 人物档案材料的归档范围
人物档案材料的归档范围包括建档对象在从事学校教学、科研，以及参与学校、社会活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、声音、图像、实物等形式的历史记录资料（原件或复制件）。
1．生平传记类材料：自传、履历表、学历证明、身份证明、职务、职称晋级情况、口述类档案及对已故人物的讣告、唁函、唁电、悼词等；
2．重要的手迹材料：日记、笔记、重要书信、珍贵手稿、记事资料等；
3．社会活动类材料：参加国际、国内学术活动、外事活动及在国际、国内学术组织任职的材料、担任人民代表、政协委员以及在各种社会组织中担任职务的有关材料；
4．评价类材料：纪念性、评述性、介绍性文件材料和新闻报道；
5．成果类材料：专著、译著、论文及正式出版的教材、参考书、重要讲义、教学成果资料、科研成果资料等；
6．奖状、证章等实物类：各类奖状、奖章、聘书、任命书、证章、荣誉证书、代表证等；
7．音像类材料：教学、科研、外事、社会活动及个人生活的照片、底片、录音带、录像及影片等材料；
8．其他类材料：本人收藏的有重要保存价值的文件资料。
三、人物档案建立与归档
人物档案是学校文化积淀的重要资源，其建立与归档工作应遵循以下原则：
1．人物档案归档对象由校档案馆提出具体入围人员名单，经学校确认后印发给相关单位，并通知到归档对象本人（或家属）；
2．由归档对象本人（或家属）根据人物档案材料征集范围要求进行材料收集和整理，本人所在单位（或管理单位）的兼职档案员负责协助归档；
3．校档案馆负责校内人物档案在收集、整理、立卷过程中的宣传教育、业务指导、质量审核、管理与利用；
4．人物档案分为捐赠和寄存两种，均为永久保存。属于捐赠类人物档案，由校档案馆向捐赠者出具捐赠证明和颁发捐赠证书。
四、 人物档案的管理与利用
加强科学管理与研发利用是我校建立人物档案制度的重要目的，涉及人物档案管理与利用的相关部门和人员应认真做好以下工作：
1．为保证人物档案的系统性和完整性，归档人除按年代顺延和事件初始程序进行档案资料整理外，涉及到的录音、录像、证书、实物等资料需要一并整理归档，统一编目；
2．对于发生个人人物档案资料与其他类别档案的内容重合部分，应当在个人人物档案统一编目时予以注明（已归档入馆的要注明馆藏信息）；
3．为落实国家《档案法》关于“向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见”的规定，人物档案的归档人可以对归入的个人档案注明利用限制意见，为档案管理与利用提供相关依据；
4．档案馆应按照国家关于档案保管的要求，对人物档案采取有效措施，科学保管，维护安全，防止丢失和损坏；
5．为充分发挥人物档案资源在学校文化建设中的重要作用，档案馆应根据学校文化建设工作的需要，适时组织人物档案内容的专题展览、开展档案编研工作和校史类研究。
五、人物档案档号模式
HD-(A-Z)-RW(11-15)-01
HD 全宗号
A-Z 人物姓氏的第一个拼音字母
RW（人物） 一级类目
二级类目
11 综合性材料（包括生平传记类材料、重要手迹材料、社会活动类材料、评价类材料）
12 成果类材料
13 奖状、证书等实物类材料
14 音像类材料
15 其他类材料
如中国海洋大学XXX档案的综合性材料第1件的档号模式是：
HD—XXX—RW11—01
件号
二级类目
一级类目
姓 名
全宗号
人物档案捐赠协议
捐赠方（甲方）：
受赠方（乙方）： 中国海洋大学档案馆
为发挥档案馆存史功能、丰富校史资源，依据国家有关档案捐赠的法律规定，就甲方自愿向乙方捐赠档案事宜，经双方协商达成以下协议：
第一条：甲方自愿将个人档案（或个人保存的档案）捐赠给乙方，捐赠后的档案的所有权归学校。
第二条：甲方对所捐赠的档案中有涉及到知识产权（或不宜向社会开放）的内容，乙方可以提出限制利用意见。
第三条：甲方对所捐赠的档案享有无偿利用的权利。
第四条：甲方在捐赠档案时应按要求填写捐赠档案明细表，对所捐档案有限制利用意见的应一并注明。
第五条：甲方有权向乙方查询所捐档案的保管和利用情况，乙方应当如实答复。
第六条：乙方有权按照《中华人民共和国档案法》的规定对甲方捐赠的档案进行保管和利用（甲方提出限制利用的内容除外）。
第七条：本协议经甲乙双方签字后生效，协议履行过程中出现的纠纷本着友好协商的原则予以解决。
第八条：其他约定事项：
第九条：本协议一式两份，甲乙双方各执一份。
捐赠方（甲方）（盖章）： 受赠方（乙方）（盖章）：
签订时间： 年 月 日 签订时间： 年 月 日
捐赠档案明细表
捐赠人：
序号 | 题 名 | 数量 | 备 注 |
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捐赠时间： 年 月 日
捐赠地点：
接 收 人：