中国海洋大学档案材料立卷、归档须知

文章来源:档案馆发布时间:2017-09-04浏览次数:315

中国海洋大学档案材料立卷、归档须知

 为了认真落实国家档案法规和相关的业务规章制度,推进我校档案管理工作的规范化、系统化,现就档案预立卷、收整、移交过程中相关的工作程序、操作标准及注意事项归纳如下,望各相关部门及人员参照执行。

一、预立卷

 各兼职档案员要将本单位本年度将形成的或已经形成的文件材料(包括声像类档案)实行预立卷。即设置预备案卷,将形成的或已经形成的材料按档案保管期限、类别、时间分类保管,为下一年度的归档工作做好准备,以确保本单位形成档案材料的齐全、完整。

1. 档案收集、分类:各立卷单位根据年度所形成的材料(按问题、时间)设置预备卷,做好平时办理完毕的文件材料的收集、分类工作。

 (1)按年度分类:跨年度的请示与批复,归入批复年度,也可以放在批复问题的针对年度或生效年度;教学类业务材料按学年(当年91日起至次年831日止)立卷。

 (2)按保管期限分类:依据保管期限表和文件的重要程度,先判定每份文件的价值再确定保管期限,不同保管期限的文件应分开组卷排序。

2. 档案组合:同一事、同一问题或反映同一性质问题的文件一起组合排序,力求准确,并保持同历年档案组合的方法、规律一致。

3. 档案材料排列:为便于利用,卷内文件排列按照文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,有秩序排列,达到能系统反映档案文件内容的目的。

 (1)管理内容的文件材料按问题、时间或重要程度排列。

 (2)密不可分的文件材料按以下原则排列:批复、批示在前,请示、报告在后;正文在前,附件在后;正文在前,定稿在后;定稿在前,历次主要讨论稿在后;转发件在前,被转发件在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

 (3)同一作者在同一保管期限内有几个问题的,先按问题,后按时间或文件联系排列。

 (4)问题单一,作者单一或名称单一的文件按时间顺序排列。

 (5)同一保管期限内,若有重要文件和次要文件,按重要程度或问题联系排列。

二、档案整理

 (一) 党群、行政、外事类档案整理

1. 初步整理:文件分类、组合、排列后,由立卷人按照归档要求对归档文件进行初步整理。

 (1)检查有无错误和遗漏。

 (2)检查有无两份或两份以上文件合并处理,若有应每份文件独立归档;若有多份文件共用一份“收文处理单”的,将“收文处理单”复印后放在每份文件中。

 (3)检查归档文件所使用的书写材料和纸张是否符合归档要求。如有不符合归档要求的(如由圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水书写),需要复印后归档。复印件在前,原件在后。

 (4)传真件要复印后归档。复印件在前,原件在后。

 (5)大于A4纸的要手风琴式折叠。

2. 装订:去掉所有原装订物后在文件左侧进行装订,一般采用不锈钢装订针或不锈钢夹装订,其他文件及书籍、刊物等保存原装订形态。

3. 编写页号:

 (1)有字的页面均作为一页,页号用钢笔书写在页面右下角(反面写在左下角);有类似“此页无下文”或只有文件印制日期内容的页面也作为一页。

 (2)反正面印刷的文件每一张作为两页。

 (3)若文件有“收文处理单”或封面,则将“收文处理单”、封面作为第1页,将正文从第2页开始编写页码。

 (4)附件顺着正文页码向后编排。

 (5)文件与书册等能利用原页号的可不再编写页号。

4. 核查:按件归档的,在填写档号与数据录入前应通知校档案馆收整人员核查与指导;按卷归档的,在填写档号和目录打印前通知校档案馆进行核查与指导。

 (1)内容核查:核查案卷是否保持有机联系。

 (2)形式核查:核查保管期限是否分类准确,年度、问题、文件材料排列是否符合归档要求,材料收集是否齐全,有无遗漏、重复、空白页、反页、倒页。

5. 编写档号:

 在每份文件首页左上角加盖归档章(特别注意有收文处理单作为第一页时,归档章要加盖在收文处理单上)。用蓝黑钢笔或碳素笔按顺序用大写字母或阿拉伯数字,按文件排列先后填录,正文与附件编一个顺序号。填写的基本格式为:

HD

年份(2011


分类号(DQ11

保管期限(YC

件号(001

 (1)归档章空右上角一格。

 (2)年份为四位数,如2011

 (3)分类号中无“一”(如DQ11,而不是DQ-11)。

 (4)保管期限为长期的用“C”、永久的用“Y”

6. 著录数据:登录“中国海洋大学档案管理系统”,选择正确的数据库(如党群、行政还是外事),按界面要求进行著录(著录说明见附件——中国海洋大学文书档案系统使用说明)。

7. 装盒:归档文件按顺序号装入档案盒。

8. 目录打印及数据核查上报

 (1)归档文件的数据填录完毕后,由录入人(立卷人)点击上报给部门负责人。

 (2)经部门负责人检查无误,将打印的文件目录交校档案馆核查。

 (3)在上述工序完成后,由校档案馆负责检查每一件实物与每一条上报数据是否相符,归档章是否符合要求,有无遗漏、填错;并由立卷人根据复查意见进行整改。

9. 下载并填写《备考表》:每一档案盒中均有一份备考表,由立卷人负责填写。

 备考表

 盒内文件情况说明:







                                      立卷人_______

                                      检查人________

                                        日  期________

 (1)盒内文件情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁情况。

 (2)立卷人:由立成本卷的责任者签名。

 (3)检查人:由归档部门分管档案工作的负责人签名。

 (4)日  期:向档案馆移交档案的日期。

 (二)教学、财会、基建、设备、出版、科研类档案整理

1. 初步整理:同党群、行政、外事类档案整理,见(一)1.初步整理。

2. 装订:同党群、行政、外事类档案整理,见(一)2.装订。

3. 编写页号:同党群、行政、外事类档案整理,见(一)3.编写页号。

4. 核查:同党群、行政、外事类档案整理,见(一)4.核查。

5. 编写档号:由档案馆工作人员分配档号并指导填写。

6. 填写并打印:《卷内文件目录》需要电脑打印,不得手工填写。

 请到档案馆主页“表格下载”一栏中点击“卷内文件目录”进行下载,并填写打印。

 《卷内文件目录》样式如下图:

序号

文件编号

责任者

文件材料题名

日期

页次

备注

























































 (1)序号:按文件排列先后填写流水号。

 (2)文件编号:文件制发机关的发文字号。

 (3)责任者:形成该文件的单位或对文件负责的署名者,以落款或印章为准。简报作者填写编者,未署名的归档文件,待考证后填写。

1)责任者应写全称或通用简称,如“山东省”写为“省”,青岛市写为“市”,“中国海洋大学”写为“校”,但不能缺省。

2)责任者名称要写全,不能随意省略。如“省委办公厅”不能只写“省委”。

3)联合发文时一般应照实抄录,用“、”隔开;责任者过多时可适当省略,最后标注“等”字,表示还有其他单位,但作为责任者之一的立档单位必须抄录。

 (4)文件材料题名:即文件的标题。一般照实抄录,不能随意更改和简化。若原有题名无实质内容或无题名的要重新拟定,外加“[ ]”,写在原题名(如“通知”)之后;简报的每一期要分栏填写题名内容;会议记录要分次填写每次会议的时间和主要内容。

 (5)日期:文件的形成时间,即文件的签发时间(以落款时间为准,不要填写“**日印发”处的日期);没有日期的文件要考证清楚。格式为8位数字,如20110608,其中年份为4位数,月、日均为2位数,1-9月份及1-9日需前面加零。

 (6)页次:按卷归档的文件填写每份文件的首页号,最后一份文件填写起止页号。

 (7)备注:对文件作必要的说明(如是否为复印件、传真件或文件是否有缺漏),没有需要说明的内容可不填写。

7. 下载并填写《备考表》

 (1)备考表由立卷人负责填写,备考表样式参照党群、行政、外事类档案整理,见(一)9.下载并填写《备考表》。

 (2)课题(项目)档案需下载并填写《科学技术档案归档说明书》,设备档案需下载填写《大型精密仪器、设备文件材料归档审核表》(以上可到档案馆主页“表格下载”一栏中下载)。

三、档案移交

1. 复查:

 为了确保案卷质量,在上述工序完成后,由档案馆复查。检查每一件实物与卷内文件目录数据及上报数据是否相符;归档章是否符合要求,有无遗漏、填错;并由立卷人根据复查意见进行整改。

2. 装订或装盒:

 对适宜装订的案卷装订、固定;对不适宜装订的案卷装盒,每一份文件需加盖档号章。

3. 移交归档:

 (1)接收档案要严格把关,凡不符合案卷质量标准的,不得接收入库,一律由立卷单位返工,直至达到质量标准。

 (2)归档单位填写档案移交清单,并由档案分管负责人签署意见。

 (3)归档交接时双方应按移交要求当面点清,并在《档案移交清单》上签字后各存一份,以备后查。

四、归档范围与归档时间安排

 (一)归档范围:参照《中国海洋大学档案管理办法》第四章,第十四条内容。

 (二)归档时间安排:

1. 党群、行政、外事类档案按照档案馆每年制定的档案归档计划时间归档。

2. 教学、财会类档案归档时间安排:

 (1)教学类:自然年度形成的管理类文件材料(包括声像材料和实物)于第二年度6月底前归档,其他形成的材料在次学年寒假前归档。

 (2)财会类:自然年度形成的管理类文件材料,于次年6月底前移交归档;凭证、账簿等财务报表类档案需存放4年后归档。

3. 基建、设备、出版、科研类档案归档时间安排:

 (1)自然年度形成的综合管理类文件材料于第二年度6月底前归档。

 (2) 课题(项目)材料在其结题验收后两个月内,由课题负责人整理立卷,经校科技管理部门审查备案后归档。

 (3)仪器设备的随机全套材料在开箱验收合格后一个月内归档;使用单位形成的仪器设备安装、调度等方面的材料在仪器设备安装、调试后一个月内归档;在仪器设备的使用、管理过程中形成的材料,归档时间安排在每年6月底前。

 (4)基建项目档案在项目验收后3个月内向档案馆归档。

 (5)各社、部(室)兼职档案员应在次年6月底前,将上年度应归档的出版类档案集中向档案馆移交。

4. 其他类档案按照档案馆每年制定的归档计划归档。