根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》，结合我校实际情况制定本办法。
第一条 实物档案是指学校及个人在工作活动中形成的，以物质实体为载体，能够反映学校职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有形物品。
第二条 实物档案归档范围
1．学校在职能活动中获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、牌匾，以及具有学校特色和标志性的教学、科研物品等；
2．学校举办或承办重大活动形成的具有保存价值的活动标志、证件、证书、奖章、纪念品等；
3．各级领导及社会知名人士的题词、书画等；
4．学校在国（境）内外交流活动中获赠的具有保存价值的纪念品、纪念章、题词、字画、礼品、工艺品、牌匾等；
5．学校机构因更迭、撤销或合并产生的失效印章、历届校领导使用的方章、签名章等；
6．学校相关部门征集的具有保存价值的各种物品；
7．其他能够反映学校发展历史的具有保存价值的实物。
第三条 实物档案收集与归档要求
1．实物档案由相关职能部门收集齐全，并按照归档要求向档案馆移交。
2．归档的实物档案必须有相应的文字说明，应拍照归档。
3．凡属于应归档实物，任何单位和个人不得占为己有，不得随意将实物损坏、私存或转送他人。应按规定统一归档保管。
4．实物归档应在形成或获得1个月内进行移交，一般不应跨年度。
5．学校师生在科研教学管理活动中形成的能反映学校重大活动、重要事件、重要人物且具有保存价值的实物材料，应鼓励个人向学校捐赠，或由相关单位征集归档。
第四条 实物档案整理
1．实物档案以“件”为单位进行整理归档。整理应遵循形成规律、集中整理分类，便于保管利用。
2．实物档案由于载体特殊，容易受损或受污，整理时要进行清洁修整。如奖状、证书破损要进行修裱，奖牌污损要清洁保养，尽量恢复原状。其他实物可根据不同要求进行修整，如字画未装裱的要装裱成卷轴。
3．实物档案档号统一采用“全宗号－年度－实物档案分类号－二级类目－序号”模式，全宗号为HD，年度采用公元纪年标识，实物档案分类号为SW，序号为类别内实物档案的排序号。
实物档案二级类目如下：
KJ——科研类
XJ——行政奖
LP——礼品、捐赠品
ZH——字画
GZ——公章
4．实物档案入馆应当统一进行数字化备份。根据不同载体类型可采用扫描、拍摄等方法。图片命名规则应与实物档号一致。珍贵档案可做仿真件。
5．实物档案应根据实物形状、规格、质地等不同特征存放于不同类型的档案装具中，应按种类及确定的档号分别排放。
第五条 实物档案保管与利用
1．实物档案应专库、专柜陈列保管，做好库房防护措施。根据不同载体类型采取不同方式进行管理、防护，并定期检查。如有褪色、破损等情况，及时补救，适时进行技术处理。
2．实物档案原则上不外借。如需借出，须经分管校领导、归档单位及档案馆负责人同意。借出档案应在约定时间内归还，如延期，需办理续借手续。
3．借出实物档案要严格履行手续。使用人应妥善保管，不得转借、污损、遗失。归还档案应核查无误后方可签字注销。如有遗失、污损或造成损失，按有关法律法规追究相应责任。
对于陈列展览的实物档案，应按照制度要求定期清点核对，撤出展览后要及时入库。加强实物档案数字化工作，发挥实物档案的宣传教育作用。