第一章 总 则
第一条 为加强学校档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，充分发挥档案在学校事业发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》（主席令第47号）、《中华人民共和国档案法实施条例》（国务院令第772号）、《高等学校档案管理办法》（教育部 国家档案局令第27号）和学校实际，制定本办法。
第二条本办法中所称的学校档案，是指学校在从事教学、科研、管理、服务等各项活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 坚持中国共产党对档案工作的领导，把党的领导贯彻到档案工作各方面和各环节。把档案工作纳入学校整体发展规划，建立统一制度，确保档案事业发展与学校发展水平相适应。
第四条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。
第二章 机构设置与工作职责
第五条学校设档案工作委员会，由学校主要领导担任主任，分管校领导担任副主任，党委办公室、校长办公室主任、档案馆馆长、部分二级单位负责人、档案馆副馆长为委员。
第六条 学校档案工作委员会主要职责是：
（一）围绕档案资源建设、信息化建设、档案文化建设、队伍建设等工作，制定学校档案事业发展规划；
（二）贯彻执行国家档案管理的法律法规和方针政策，审核学校档案工作规章制度，负责对全校档案管理工作的检查、评比、表彰；
（三）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第七条 学校档案馆主管全校的档案工作。根据学校工作需要设置馆内机构。档案馆的管理职责是：
（一）在学校范围内宣传、贯彻和执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策；
（二）负责综合规划、协调管理学校的档案工作，监督、指导和检查学校二级单位档案管理工作；
（三）制定学校档案工作的规章制度和业务规范，并组织实施；
（四）接收（征集）、整理、鉴定、统计和保管学校各门类档案及相关资料；
（五）负责馆藏档案资源的查阅、利用和管理工作；
（六）组织对学校专、兼职档案工作人员的业务培训和工作质量考核；
（七）规划和组织实施档案信息化建设，搭建学校档案数字化管理的网络平台；
（八）负责校史馆的建设、使用和管理，使其在校园文化建设中发挥应有作用；
（九）规划设计并组织实施年鉴编撰与出版；
（十）开展档案业务研究、校史研究和档案史料的编纂。
第八条档案工作是学校各单位工作的组成部分，各归档单位应当确定一位分管档案工作负责人，设置适当数量的专、兼职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和移交工作。归档单位档案管理工作列入学校常规工作并与年度考核挂钩，兼职档案员工作纳入个人业绩考核内容。
第三章 档案队伍建设
第九条 档案工作人员应当热爱档案事业，保守党和国家的机密，忠于职守，遵纪守法，具备相应的专业知识与技能。学校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制，按照专业技术人员管理，并享受相应待遇。
第十条 学校专职档案工作人员列入学校编制，其编制人数根据档案业务数量和事业发展实际需要确定，并保证档案工作队伍专业结构和年龄结构的合理配置。
第十一条 学校加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质。鼓励和支持在档案领域开展国际交流与合作。
第四章 档案管理
第十二条 学校的各项工作与档案管理工作实行“四同步”，即同步布置、同步检查、同步总结和同步验收，明确各项工作的档案管理职责，强化责任意识，提高档案管理水平。档案形成单位建立档案工作责任制，健全档案管理制度。
第十三条学校各部门应当做到纸质档案材料和电子档案材料同步收整并归档。文件材料的归档范围分别是：
（一）党群类
指学校党委工作系统、团委、工会、妇委会、民主党派等组织形成的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关下发与学校形成的党群管理类文件材料。
（二）行政类
指学校行政工作系统各部门在管理活动中形成的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关下发与学校形成的管理类材料。
（三）教学类
指学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的有保存价值的文件材料。按教育部、国家档案局颁布的《高等学校教学文件材料归档范围》[（87）教办字016号]的相关规定执行。
（四）学生类
指学校培养的学历教育类学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（五）科研类
指学校在科研工作中形成的有保存价值的文字、图表等不同载体形式的材料及上级下发的有关指令性文件。具体按国家档案局、科学技术部颁布的《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局、科技部令第15号）执行。
（六）人事类
指学校在人事管理活动中形成的记载个人情况的履历、鉴定、考核、学历和评聘专业技术职务、党团关系、奖励、处分和录用任免等文件材料。具体按照《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）及《干部人事档案工作条例》（中办发〔2018〕60号）等有关规定执行。
（七）外事类
指由学校组织的国际合作项目中形成的材料；派遣人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修中形成的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学等相关材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。
（八）财会类
指学校进行会计核算等过程中接收或形成的、记录和反映单位经济业务事项的、具有保存价值的各种形式的会计资料（包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计资料）及上级颁布的有关指令性文件。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）执行。
（九）基本建设类
指学校在基本建设工作中，从规划设计、实施计划、协议合同到竣工验收整个过程中形成的文字、图纸、图表等有保存价值的文件材料和上级下发的有关指令性文件。按国家档案局、国家发改委颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）及地方法规执行。
（十）仪器设备类
指学校各部门购入的国内外仪器设备（价值在20万元以上）的全套随机技术资料和在选购、接收、使用、维修和改进过程中形成的材料，以及学校和上级下发的有关设备管理使用的文件材料。
（十一）出版类
指学校出版机构（出版社、期刊社、新闻中心）在出版过程中产生的图书、期刊、报纸及出版合同、出版发行记录等以及上级下发的有关指令性、管理性文件材料。
（十二）产品生产类
指学校在科学研究和成果转化过程中形成的文件材料、样品、产品类以及产品鉴定、生产流程的照片、录像等。
（十三）人物类
指不同历史时期，在学校教学、科研、管理等项工作中做出突出贡献的专家、学者和党政主要负责人在其生活、工作中产生的具有保存价值的不同载体的材料。
（十四）声像类
指学校各部门在教学、科研、管理等工作以及相关的重要活动中产生的具有保存价值的照片、录像、录音等不同载体形式的材料。
（十五）实物类
指学校各部门接收到的具有保存价值的上级领导人的题词，社会名人的赠书、赠画，国内外机构赠送的礼品及机构沿革的印鉴等。
第十四条学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，将归档纳入学校的具体教学、科研、管理等工作计划，做到在教学、科研、管理等项工作年度计划终结或项目结题验收时，有完整、准确、系统的材料归档。
各单位应当按照归档要求对文件材料系统整理和立卷，经档案馆工作人员检查合格后，及时向档案馆办理移交。
第十五条 学校相关部门应认真执行《中国海洋大学归档文件整理规则实施细则》，按相应标准整理归档。在进行纸质档案归档的同时，做好网上数据归档工作。
第十六条归档的档案材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《关于修改<电子公文归档管理暂行办法>的决定》（国家档案局令第14号）以及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）执行。
第十七条 学校各单位档案材料归档时间为：
（一）学校各部门综合管理类档案应当在次学年6月底前归档；
（二）各院系教学类档案应当在次学年寒假前完成归档；
（三）科研类档案应当在项目结题验收后两个月内由课题负责人整理立卷，经校科研管理部门审查备案后归档；
（四）基本建设类档案应当在基建项目工程交付验收后三个月内归档。
第十八条 学校各门类档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。
（一）永久：凡是在学校工作中产生，对学校和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（二）长期：凡是在学校工作中产生，对学校和社会有较长时间利用价值的档案，列为长期保管，保管期限一般为30年。
（三）短期：凡是在学校工作中产生，短期内（10年内）对学校或社会有一定的利用价值的档案资料，列入短期保管。学校短期保管的档案原则上由各单位自行保管。
第十九条 档案馆对保管期限已满的档案，经鉴定仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并作出标注。经鉴定和确认已失去保存价值的档案，征得档案形成部门的同意，编制清册并报分管校领导批准，在销毁人员和监销人员完备手续后，方可销毁。未经鉴定和批准的档案，任何人无权销毁。
第二十条 学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆应当至少保存一套完整档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，均应将档案复制件送交档案馆保存。
第二十一条 在学校教学、科研、管理等活动中形成的有保存价值的各种资料，必须经本单位兼职档案人员移交档案馆，集中管理，任何人不得拒绝归档或据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。对个人在非职务活动中形成的有价值的资料，档案馆可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集，并视珍贵程度，由学校给予适当奖励。
第二十二条 档案入馆时，应当严格办理档案移交手续。入馆的档案均应当进行科学分类、编号、排列上架并根据档案门类不同编制相应的检索工具。
第二十三条 档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施：
（一）建立健全科学的管理制度和查阅利用规范，制定有针对性的安全风险管控措施和应急预案；
（二）配置适宜安全保存档案、符合国家有关规定的专门库房，配备防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控等必要的设施设备；
（三）根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理；
（四）根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的设施设备；
（五）编制档案目录等便于档案查找和利用的检索工具。
第二十四条 涉密档案的管理和利用，密级的变更和解密，应当依照国家法律法规和学校有关保密规定办理。
第二十五条 档案馆对档案馆藏、接收、利用及销毁情况进行定期统计，并按照上级主管部门要求报送档案工作基本情况统计报表。
第二十六条 档案馆委托档案数字化等服务，应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督。受托方应当建立档案服务管理制度，遵守有关安全保密规定，确保档案的安全。
第二十七条 档案馆应当加强对重大活动和突发事件应对活动相关档案的收集、整理、保护和利用。
第五章 档案的利用与公布
第二十八条 档案馆按照国家和学校有关规定公布开放档案目录。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一的档案，不予对外公布：
（一）涉及国家秘密的档案；
（二）涉及专利或者技术秘密的档案；
（三）涉及个人隐私的档案；
（四）档案形成单位规定限制利用的档案。
第二十九条 馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或移交单位共同负责。尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或者保管单位负责。
第三十条 凡持有合法证明的单位或个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或个人利用档案的，应当按照国家有关规定办理。
第三十一条 查阅、摘录、复制未开放的档案，需经档案馆馆长批准。涉及未公开的技术档案，应事先经档案形成单位或者本人同意，必要时需要报请学校分管领导审查批准。需要利用的档案如果涉及重大问题或者国家秘密，还应当经学校保密部门批准。
第三十二条 学校档案馆馆藏的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，需经档案馆馆长批准。
第三十三条 学校档案馆设立专门的档案阅览室，并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》﹙DA/T 18—2022﹚执行)，提供利用档案目录、计算机查询系统等，为档案利用创造便利条件。
第三十四条 学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构，载有“中国海洋大学档案专用章”标识的纸质、数字等形式的档案复制件，与原件具有同等效力。除为校内机构和个人提供档案利用外，也为社会利用档案提供便利条件。
第三十五条 向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应予以支持，提供便利。
第三十六条 档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理。研究人员研究整理档案，应当遵守档案管理的规定。
第三十七条 学校档案馆应积极开展档案的编研工作，通过出版档案史料、举办专题展览、建设档案网站等多种形式，充分发挥档案资政育人作用。
第六章 档案信息化建设
第三十八条 学校要加大力度推进档案信息化建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
学校信息化主管单位应当协助学校档案馆加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全，学校信息化主管单位做好监督指导。
第三十九条 档案馆和校内各单位应当加强档案信息化建设，积极推进电子档案管理信息系统与办公自动化系统及其他校内各业务系统等相互衔接。
学校各单位在业务系统建设和升级改造过程中，应当把电子文件归档纳入建设内容，业务系统所产生的电子文件通过系统对接方式归档至学校档案馆，实现对电子档案的全过程管理。学校信息化主管部门做好监督指导。
第四十条 学校各单位电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
第四十一条 学校鼓励和支持档案馆推进传统载体档案数字化。应当符合档案主管部门有关规定，保证档案数字化成果的质量和安全。已经实现数字化的，档案馆应当对档案原件妥善保管。有条件开展文字、语音、图像识别工作，加强档案资源深度挖掘和开发利用。
第四十二条 学校各单位电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。
学校档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，并采取管理措施和技术手段保证电子档案在长期保存过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。根据需要建设灾难备份系统，实现重要电子档案及其管理系统的备份与灾难恢复，对重要电子档案进行异地备份保管。
第四十三条 学校档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用，建设、运行维护数字档案馆，提升学校的档案信息化水平。
第四十四条 学校推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。
第七章 条件保障
第四十五条 学校建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。
第四十六条 学校档案工作业务经费列入学校经费预算，保证档案业务工作的正常运行和健康发展。学校设立专项经费，配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快学校数字档案馆建设，保障档案信息化与学校数字化校园建设同步进行。
第四十七条 学校按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求，为档案馆提供符合档案管理要求的专用档案库房。档案馆库房要自成体系。库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储发展空间。
档案库房应当配备防火、防水、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物、防有害气体等必要设施，确保档案安全。存放声像、电子等特殊载体档案，还应当配置恒温、恒湿、防磁等必要设施。存放涉密档案应当设有专门库房。
第四十八条 对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定，采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤、社会保险待遇以及补助等其它有关待遇。
第八章 考核、奖励与处罚
第四十九条 学校对各单位的档案工作进行定期检查、考核，并将其作为年终评奖评优的依据之一。具体办法详见《中国海洋大学档案归档工作考核办法》。
对在档案工作中有下列贡献的单位或者个人给予表彰和奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）在重大活动、突发事件应对活动相关档案工作中表现突出的；
（五）将重要或者珍贵档案捐赠给学校档案馆的；
（六）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的；
（七）长期从事档案工作，表现突出的。
第五十条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依规依纪给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损毁、灭失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布档案的；
（三）篡改、损毁、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；
（六）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；
（七）其他违反档案法律法规和学校有关档案管理规章制度的行为。
第五十一条 档案馆应将本年度各单位档案工作完成情况通报所在单位并报学校组织部、人事处。没有完成基本档案收整工作的单位、责任人及分管负责人原则上不能评优。
第九章 附 则
第五十二条 本办法由档案馆负责解释。
第五十三条 本办法自2025年1月1日起施行，《中国海洋大学档案管理办法》（海大档案字〔2012〕3号）同时废止。有关学校档案管理规章制度的修订与制定，均以本办法为依据。