青岛市专门档案管理规范

文章来源:档案馆发布时间:2012-03-31浏览次数:645

第一章   总则
第一条   为了加强专门档案工作,提高专门档案管理水平,充分发挥专门档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《青岛市档案管理条例》等法律法规的规定制定本规范。
第二条   专门档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织(以下简称“单位”),在从事某些专业性较强的活动中,为了实现相关职能目标而形成和使用的,具有查考、利用价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录。
第三条   专门档案是国家档案的重要组成部分,是重要的信息资源和宝贵财富,各单位和公民个人都有保护专门档案的义务。
第四条   各单位应指定相关机构和人员,负责专门档案的管理,并接受同级档案行政管理部门和上级业务主管部门的监督指导。
第五条   专门档案原则上应由本单位档案部门集中统一管理,任何单位和个人不得据为己有。确因工作需要,可以实行分室管理,档案部门应有专门档案目录。

             第二章   专门档案的形成、积累、整理与归档
第六条   各单位应根据有关规定,确定落实本单位专门档案的种类及其归档范围,建立健全专门档案文件材料的形成、积累和归档制度,确保所形成的各种专门档案的齐全完整。
第七条   专门档案的整理,应按照上级业务主管部门、档案行政管理部门统一制定的标准进行;没有标准的,应会同同级档案行政管理部门,制定本单位专门档案管理规范。
第八条   专门档案应分别保管期限编制案卷流水号,案卷号到“999”自动终止,重新从“1”另编,档号体系设置为全宗号-目录号-案卷号-页号。实行以“件”为单位整理的,分别保管期限每年从“1”编制流水件号,档号体系设置为全宗号-类号-年度-保管期限-件号。
第九条   专门档案应由形成部门进行系统整理,编制相关目录,经形成部门负责人审核后,按照相关规定定期向本单位档案部门归档。
第十条   档案人员应对归档的专门档案进行质量检查,对符合标准的予以接收;不符合标准的应退回形成部门重新整理,经验收合格后方可接收。
第十一条   各单位档案部门应加强专门档案计算机管理,采用的档案管理软件,应经青岛市档案行政管理部门认可。利用率较高、价值较大的的专门档案应逐步数字化,为实现专门档案的信息共享和有效利用奠定基础。

                       第三章   专门档案的保管和统计
第十二条   专门档案应纳入本单位档案管理体系,建立健全各项规章制度,配备专门档案管理必需的设备,不断改善专门档案的保管条件,确保专门档案的安全。
第十三条   专门档案保管库房应做到防火、防盗、防尘、防霉、防虫蛀、防鼠害,库房温湿度应达到国家规定标准。
第十四条   各单位档案部门应定期对档案进行检查清点,确保档案不丢失,不损坏。发现破损、虫蛀、褪色、字迹模糊、霉变、污损等现象时,应采取有效的补救措施。
第十五条   专门档案管理人员调动工作时,应在离职前办好交接手续。
第十六条   各单位档案部门应对专门档案的收集、管理、利用、鉴定销毁、移交进馆等情况进行准确统计,填写档案工作基本情况统计报表,并按规定报送上级业务主管部门和同级档案行政管理部门。

                        第四章   专门档案的利用
第十七条   各单位应对需要保密的专门档案标注保密等级和保密时间,未标注的视为无密级;专门档案移交进馆后,对形成将满30年的涉密档案,原档案形成单位认为仍属国家秘密的,应当自该档案形成届满30年之日前的6个月,通知(以文书形式)同级档案行政管理部门;逾期未通知延长保密期限的,由有关综合档案馆按照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》,进行开放审查,依法向社会开放。
第十八条   各单位应对专门档案的利用权限做出明确规定,建立档案借阅登记簿,健全借阅专门档案审批、登记手续,并做好利用效果反馈登记。

                    第五章   专门档案的鉴定销毁
第十九条   各单位应根据上级业务主管部门、档案行政管理部门制定的专门档案保管期限表确定保管期限;上级无规定的,应会同同级档案行政管理部门制定本单位专门档案保管期限表。
第二十条   对保管期限已满的专门档案,应由分管领导、办公室负责人、有关业务人员和档案人员组成鉴定小组,逐卷审查、鉴定,提出存毁意见。
第二十一条   对确无保存价值的专门档案,应清点核对,登记造册,经分管领导批准并报同级档案行政管理部门备案后销毁。会计档案的鉴定销毁,按照青岛市财政局、青岛市档案局《关于销毁会计档案的几点意见》(青档字〔1993〕3号)执行。
第二十二条   销毁专门档案,应指定两人以上负责监销,防止档案遗失和泄密。专门档案销毁后应写出销毁报告,监销人要在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册应立卷归档,并永久保存。

                         第六章   专门档案的移交
第二十三条   属于进馆范围的专门档案(包括电子档案),应按同级档案行政管理部门的要求,随同其它门类和载体档案定期向同级综合档案馆移交。
第二十四条   向档案馆移交专门档案,应将打印的纸质案卷目录(一式三份)及其电子目录和相关参考资料一并移交。
第二十五条   单位撤销或合并,其专门档案应参照文书档案管理有关规定处理。

                            第七章   附则
第二十六条   各区(市)可根据本规范制定实施办法或细则。
第二十七条   本规范由青岛市档案局负责解释。
第二十八条   本规范自发布之日起施行。



附件:
专门档案名录(第一批)

序号 专门档案名称 形成单位
1 信访档案 中共青岛市纪律检查委员会
中共青岛市委、青岛市政府信访局
2 纪检监察案件档案 中共青岛市纪律检查委员会、青岛市监察局
3 市管干部档案 中共青岛市委组织部
4 民主人士档案 中共青岛市委统战部
5 诉讼档案 青岛市中级人民法院
青岛市人民检察院
6 行政复议档案 青岛市法制办公室
青岛市劳动和社会保障局
7 勘界档案 青岛市民政局
青岛市海洋与渔业局
8 地名档案 青岛市民政局
9 涉外婚姻登记档案
10 国有资产产权登记档案 青岛市国有资产监督管理委员会
11 国有资产评估档案
12 审计档案 青岛市审计局
13 招投标档案 青岛市财政局
青岛市建筑工程管理局
14 会计档案 青岛市财政局
各独立核算单位
15 事故处理档案 青岛市公安局
青岛渔港监督局
青岛市安全生产监督局
16 户籍档案 青岛市公安局
17 统计档案 青岛市统计局
18 普查档案
19 科技成果档案 青岛市科技局
20 职称档案 青岛市人事局
21 社科优秀成果档案 青岛市社会科学院
22 税收征管档案 青岛市国税局
青岛市地税局
23 企业法人登记档案 青岛市工商局
24 商标档案
25 测绘档案 青岛市国土资源与房屋管理局

26 房地产档案
27 土地档案
28 银行业务监管档案 中国银监会青岛银监局
29 仲裁档案 青岛仲裁委员会办公室
青岛市劳动和社会保障局
30 行政处罚档案 青岛市食品药品监督管理局
青岛市安全生产监督管理局
青岛市工商局
青岛市盐务局
青岛市新闻出版局(青岛市版权局)
青岛市文化局
青岛市建筑工程管理局
青岛市知识产权局
31 环境监测档案 青岛市环境监测站
32 社团登记档案 青岛市民间组织管理局

33 民办非企业单位登记档案
34 拆迁档案 青岛市房地产开发管理局
35 文物档案 青岛市文物局
36 社会保险档案 青岛市医疗保险管理中心
青岛市机关事业单位保险办公室
青岛市社会劳动保险事业办公室
37 公积金贷款档案 青岛市公积金管理中心
38 公证档案 各公证处
39 教学档案 各学校

40 学籍档案
41 艺术档案 各艺术团体
42 病案档案 各医院
43 出生档案
44 律师业务档案 各律师事务所
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