第一章 总 则第一条 为加强学校档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，充分发挥档案在学校事业发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》（主席令第47号）、《中华人民共和国档案法实施条例》（国务院令第772号）、《高等学校档案管理办法》（教育部 国家档案局令第27号）和学校实际，制定本办法。第二条本办法中所称的学校档案，是指学校在从事教学、科研、管理、服务等各项活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条 坚持中国共产党对档案工作的领导，把党的领导贯彻到档案工作各方面和各环节。把档案工作纳入学校整体发展规划，建立统一制度，确保档案事业发展与学校发展水平相适应。第四条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。第二章 机构设置与工作职责第五条学校设档案工作委员会，由学校主要领导担任主任，分管校领导担任副主任，党委办公室、校长办公室主任、档案馆馆长、部分二级单位负责人、档案馆副馆长为委员。第六条 学校档案工作委员会主要职责是： （一）围绕档案资源建设、信息化建设

为了更好地落实《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》，树牢档案工作高质量发展理念，提升兼职档案员工作积极性，扎实抓好档案收集整理，不断提升归档质量，丰富馆藏资源，服务学校建设发展，根据《中国海洋大学档案管理办法（修订）》的规定，特制定本办法。一、由校档案馆制定校内各部门归档内容和归档进度标准，并具体实施归档业务进度和工作质量检查和考核。二、检查考核主要内容1．归档内容及质量（1）归档单位的预立卷制度执行情况；（2）归档材料的收集是否齐全完整、能否按计划及时移交；（3）各单位移交的档案案卷质量是否符合规范；（4）档案数据著录是否准确、规范；（5）涉密档案整理归档工作是否符合要求。2．归档进度情况（1）归档单位收整进度情况；（2）归档单位按计划移交情况。3．考核办法（1）以归档单位为单元进行考核；（2）在归档进度计划周期内按年度进行考核；（3）考核结果在档案馆主页进行实时公告；（4）由档案馆将考核结果及时向归档单位领导反馈。4．检查考核奖惩办法（1）对于检查考核不合格的归档单位，督促其对存在的具体问题认真整改。如发现档案漏归的，由档案馆书面通知归档

一、党群类党群类档案归档要求1．党群类档案采取由文件材料产生部门立卷的制度，党群各部、团委、工会、总支（直属支部）等均为立卷单位。2．各部门要坚持平时立卷制度（预立卷制度），根据本部门的职责范围与《中国海洋大学党群类档案归档范围与保管期限》，拟制预立卷条目，将形成的文件材料，存入不同条目的卷宗内，并在本部门的收发文簿上注明是否归档。3．著录数据：登录“中国海洋大学档案管理系统”，选择党群类数据库，按界面要求进行著录。4．各立卷部门要在每年上半年按照档案馆下发的具体归档时间安排表，将上一年工作所形成的文件材料整理立卷，并向档案馆移交。相应文件材料的电子版本也一并移交档案馆。5．涉密档案单独立卷归档，在涉密计算机上录入数据、打印目录。党群类档案归档范围和保管期限DQ11 党委办公室序号归档范围保管期限12345678910111213141516上级党组织有关文件材料（1）针对本校且重要的文件材料（2）需要长期参照执行的文件材料学校党委会、常委会、党委扩大会议记录、党政联席会会议记录党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知以党委名

为更好地贯彻、实施《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，使我校的档案分类、编号、排架、检索等工作更加标准化和规范化，为学校档案和档案工作的科学化管理打好基础，更好地为学校教学、科研、管理工作服务，特制订本办法。一、 档案分类体系结构（一）一级类目的划分与标识在一级类目中，除去《高等学校档案实体分类法》中的十个一级类目外，根据我校已形成档案的实际情况，又增设人物档案、声像档案和实物档案三大类。各一级类目的标识为：1．DQ党群类主要包括党群诸部门在工作中形成的文件材料。2．XZ行政类主要包括行政职能部门在工作中形成的文件材料。（教学、科研、设备、基建、财务、出版和校办产业除外）。3．JX教学类主要包括学科发展、专业设置、教学管理和学籍管理工作中形成的文件材料。4．KY科研类主要包括科学研究、行政管理和科学实践过程中形成的文件材料。5．WS外事类主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。6．CK财会类主要包括财务工作管理和会计核算过程中形成的文件材料。7．JJ基本建设类主要包括基础建设和项目建设中形成的文件材料。8．SB设备类主要包括仪器设备管理和仪器设备申请购置、验收

根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，结合我校档案管理工作具体情况制定本实施细则。一、适用范围本细则适用于《中国海洋大学档案实体分类实施办法》划分的党群、行政、外事三大类的归档文件整理和其他大类中综合管理类档案文件的管理。二、整理原则1．原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于管理和利用。2．归档文件整理：将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之条目清晰、整洁有序。3．件：归档文件的整理单位。三、质量要求1．归档文件应齐全完整：已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制。2．整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保管要求。四、整理方法归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正本与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文件与被转发文件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。1．装订归档文件应按件装订，装订前应进行认真排序。一般排序顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后；复

为了认真落实国家档案法规和相关的业务规章制度，推进我校档案管理工作的规范化、系统化，现就档案预立卷、收整、移交过程中相关的工作程序、操作标准及注意事项归纳如下，望各相关部门及人员参照执行。一、预立卷各兼职档案员要将本单位本年度将形成的或已经形成的文件材料（包括声像类档案）实行预立卷。即设置预备案卷，将形成的或已经形成的材料按档案保管期限、类别、时间分类保管，为下一年度的归档工作做好准备，以确保本单位形成档案材料的齐全、完整。1．档案收集、分类：各立卷单位根据年度所形成的材料（按问题、时间）设置预备卷，做好平时办理完毕的文件材料的收集、分类工作。（1）按年度分类：跨年度的请示与批复，归入批复年度，也可以放在批复问题的针对年度或生效年度；教学类业务材料按学年（当年9月1日起至次年8月31日止）立卷。（2）按保管期限分类：依据保管期限表和文件的重要程度，先判定每份文件的价值再确定保管期限，不同保管期限的文件应分开组卷排序。2．档案组合：同一事、同一问题或反映同一性质问题的文件一起组合排序，力求准确，并保持同历年档案组合的方法、规律一致。3．档案材料排列：为便于利用，卷内文件排列按照文件材料的

为了进一步丰富我校档案资源门类，夯实学校文化建设基础，促进海大人文精神的永续传承，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》的相关条款特制定本办法。一、人物档案的建档对象我校人物档案的建档对象是：曾经在我校工作过，对学校的事业发展做出了突出贡献，并已经获得相应等级的资格认证人员。具体建档对象包括：1．历届校级党政领导； 2．中国科学院院士、工程院院士； 3．学校二、三级教授；4．教育部“长江学者奖励计划”特聘教授、国家“百千万人才工程”第一、二层次专家、“国家杰出青年基金获得者”；5．获省部级二等奖以上科研、教学成果奖或相当于同等级成果奖励的首位人员；6．其他对学校事业发展做出过重要贡献，并已经在国内外有重要影响的知名人士。 二、 人物档案材料的归档范围人物档案材料的归档范围包括建档对象在从事学校教学、科研，以及参与学校、社会活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、声音、图像、实物等形式的历史记录资料（原件或复制件）。1．生平传记类材料：自传、履历表、学历证明、身份证明、职务、职称晋级情况、口述类档案及对已故人物的讣告、唁函、唁电、悼词等；2．重要的手迹材料

学校重大活动档案是学校事业发展的重要历史记录，是学校档案资源的重要组成部分。为了加强学校重大活动档案材料的管理，确保重大活动档案的安全、完整、准确和有效利用，更好地为教学、科研及各项管理工作服务，根据《山东省重大活动档案管理办法》和《青岛市重大活动档案检查验收办法》要求，结合学校实际，制定本管理办法。第一条学校重大活动档案的定义本办法所称的重大活动档案是指学校在重大活动过程中直接形成的，具有保存价值的纸质、光盘、软盘、声像、实物等不同形式的历史记录。第二条重大活动档案主要内容1．党和国家领导人来我校视察工作中形成的资料；2．国家各部委负责人、省市主要领导来校视察、调研、指导工作形成的资料； 3．学校党政主要领导人出席国内外重要学术交流活动中形成的资料；4．在学校召开或由我校举办的在全省乃至全国具有较大影响的重要会议或活动中形成的资料； 5．学校举办的重要庆典和纪念活动中形成的资料； 6．学校重点工程项目奠基、竣工典礼中形成的资料； 7．处置重大突发事件中形成的资料；8．涉及全校性的重大专项工作中形成的资料； 9．在其他有重大影响的活动中形成的资料。 第三条重大活动档案材料的主要收集范围

根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》，结合我校实际情况制定本办法。 第一条　实物档案是指学校及个人在工作活动中形成的，以物质实体为载体，能够反映学校职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有形物品。第二条　实物档案归档范围1．学校在职能活动中获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、牌匾，以及具有学校特色和标志性的教学、科研物品等；2．学校举办或承办重大活动形成的具有保存价值的活动标志、证件、证书、奖章、纪念品等；3．各级领导及社会知名人士的题词、书画等；4．学校在国（境）内外交流活动中获赠的具有保存价值的纪念品、纪念章、题词、字画、礼品、工艺品、牌匾等；5．学校机构因更迭、撤销或合并产生的失效印章、历届校领导使用的方章、签名章等；6．学校相关部门征集的具有保存价值的各种物品；7．其他能够反映学校发展历史的具有保存价值的实物。第三条　实物档案收集与归档要求1．实物档案由相关职能部门收集齐全，并按照归档要求向档案馆移交。2．归档的实物档案必须有相应的文字说明，应拍照归档。3．凡属于应归档实物，任何单位和个人不得占为己有，不得随意将实物损坏、私存或转送他

根据国家有关档案借阅利用和档案保密法律法规规定，结合我校档案管理工作具体情况，现制定我校馆藏档案借阅利用管理办法。1．我校馆藏档案实行档案借阅利用审批制度。任何单位或人员借阅利用馆藏档案，均需要线上或者线下填写《中国海洋大学档案利用审批表》，并完备相关的审批手续。2．校内各单位或个人，持有《中国海洋大学档案利用审批表》，可借阅利用已开放的属本单位或个人形成的馆藏档案；借阅利用其他单位或他人已开放的档案，需经立卷单位或档案形成本人的同意。3．校外单位或个人，必须持有单位证明信和个人有效证件，完备《中国海洋大学档案利用审批表》中的内容，经档案馆同意，可借阅利用已开放的档案。4．港、澳、台及外籍人士借阅已开放的档案，须经校统战部、外事处同意，持个人有效证件，完备《中国海洋大学档案利用审批表》中的相关内容方可借阅。5．凡借阅利用馆藏未开放的档案，无论校内、校外人员和港、澳、台及外籍人士，均须经档案形成单位或本人的同意，必要时需要报请分管校领导批准。6．借阅利用涉及重大问题或涉密档案的内容，须征得档案形成单位或本人同意，经校保密委员会审核，报请分管校领导批准。7．馆藏档案原则上只限在档案馆室内查

根据《中国海洋大学档案借阅利用管理办法》，为方便对我校馆藏不同类型档案的借阅利用，特制定本管理细则。一、党群、行政类档案的借阅利用1．校内各单位借阅利用本单位形成的党群、行政类档案，须填写《中国海洋大学档案利用审批表》，并经本单位负责人同意。2．校内其他单位或个人借阅非本单位形成的党群、行政类档案，须经档案形成单位负责人同意、档案馆馆长批准。如须借阅涉及重大问题或涉密档案，须经校保密委员审核，并报请分管校长批准。二、科研类档案的借阅利用1．科研单位借阅利用本单位形成的科研管理类档案，须填写《中国海洋大学档案利用审批表》，并经本单位负责人同意。2．科研项目课题组负责人可以凭有效证件，并填写《中国海洋大学档案利用审批表》借阅利用自己所形成的科研课题档案。课题组其他成员借阅利用课题档案，须经课题负责人同意；如课题负责人外出时，课题组其他成员借阅利用课题档案，需经所在院（系）分管负责人同意。3．校内其他单位或个人因公借阅利用科研课题档案，须经课题组负责人同意，课题负责人所在单位分管负责人审核，档案馆馆长审批。4．科研处利用科研项目档案，须填写《中国海洋大学档案利用审批表》，并经科研处负责人同意

一、档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案的中心，未经批准，非本馆工作人员一律不得入内。二、档案库房设专人、专库管理，责任到库、到人，以确保档案的存贮安全和利用安全。三、档案库房设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等有效防护措施。应认真做好日常使用与管理，确保各种设施的有效运行。四、档案库房配备温、湿度控制和调节设备，其温度应控制在14℃～24℃，相对湿度应控制在45%～60%，并按要求做好温湿度监测与记录。五、每年定期对库藏档案进行一次检查、清点并统计档案数量，如发现存在质量或数量问题，应及时安排整改，确保档案的完整与安全。六、保持库房与档案的清洁卫生，建立每周一清扫，每月一检查制度。七、档案库房管理人员离开库房要及时关门上锁，每日上班后、下班前要进行必要的安全检查。

为做好学校档案的变更工作，确保档案的真实完整性，使档案能够如实反映学校的历史面貌，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》结合我校实际情况，特制定本制度：一、档案变更范围对已归档的各门类档案，凡出现档案移出、档案内容修改等状况，且具有变更必要、变更条件的，均应予以变更。二、档案变更承担者档案变更工作，由档案馆档案工作人员辅助立卷部门完成。三、档案变更流程1．在档案馆门户网站下载《中国海洋大学档案变更表》，填写档案变更的原因、内容等信息，并由归档单位档案分管负责人核准。2．档案移出工作应由档案变更承担者在卷内备考表上备注并签名，卷内（文件）目录亦需同时作出相应修改。3．档案内容变更工作应由档案变更承担者在原件上直接进行，变更处需加盖档案馆“变更核定”章，并在卷内目录和卷内备考表中备注。如变更内容多或错误严重，可重新归档。4．档案变更结束后，档案人员应进行严格审查。附件：《中国海洋大学档案变更表》中国海洋大学档案变更表单位名称归档单位经办人联系电话档案馆经办人变更日期变更内容变更原因归档单位负责人审核 签字： （单位公章）日期： 年 月 日档案馆负责人审核 签字： （单位公章

为规范档案工作交接程序，明确交接内容，确定交接双方的责任义务，保证档案安全和档案工作连续，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》的规定，结合我校档案工作实际，特制定本制度。　　一、本制度适用于校内专职档案人员,本制度的最终解释权归学校档案馆。　　二、交接内容包括各门类档案、设备、财务等方面的交接。　　三、交接时间为离岗人员确定离岗后1个月内完成档案工作的交接。　　四、档案交接应对所保管档案全面清理，做到账物相符，保证档案的齐全、完整、准确。五、对于已经外借的档案尚未归还的，移交人员应催还借出档案，暂时无法归还的案卷要整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况，否则不办理离岗手续。　　六、移交人和接收人在监交人员的监督指导下填写《中国海洋大学档案人员离岗交接单》（见附件一），档案馆对是否完成交接工作给予明确意见。七、离岗交接单一式三份，注明交接时间、交接人、移交内容等，工作交接完毕后双方对照交接单复核无误后，移交人、接收人、监交人三方签名认可。移交人、接收人各一份，档案馆一份存档，放入全宗卷中，以备后查。八、交接双方对整个