党群类档案归档要求1．党群类档案采取由文件材料产生部门立卷的制度，党群各部、团委、工会、总支（直属支部）等均为立卷单位。2．各部门要坚持平时立卷制度（预立卷制度），根据本部门的职责范围与《中国海洋大学党群类档案归档范围与保管期限》，拟制预立卷条目，将形成的文件材料，存入不同条目的卷宗内，并在本部门的收发文簿上注明是否归档。3．著录数据：登录“中国海洋大学档案管理系统”，选择党群类数据库，按界面要求进行著录。4．各立卷部门要在每年上半年按照档案馆下发的具体归档时间安排表，将上一年工作所形成的文件材料整理立卷，并向档案馆移交。相应文件材料的电子版本也一并移交档案馆。5．涉密档案单独立卷归档，在涉密计算机上录入数据、打印目录。党群类档案归档范围和保管期限DQ11 党委办公室序号归档范围保管期限12345678910111213141516上级党组织有关文件材料（1）针对本校且重要的文件材料（2）需要长期参照执行的文件材料学校党委会、常委会、党委扩大会议记录、党政联席会会议记录党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知以党委名义召开的工

行政类档案归档要求1．我校行政类档案采取由档案材料形成部门立卷的制度，行政各处、室、院、所、中心、馆等均为立卷单位。如其下属单位独立性较强，产生的内部材料较多，可以由业务主管人员负责立卷，由本部门档案员负责对归档材料进行质量审核。2．各部门要坚持平时立卷制度（预立卷），根据本部门的职责范围与《中国海洋大学行政类档案归档范围与保管期限》，拟定预立卷条目，将形成的文件材料，存入不同条目的卷宗内，并在本部门的收发文簿上注明是否归档。3．著录数据：登录“中国海洋大学档案管理系统”，选择行政类数据库，按界面要求进行著录。4．各立卷部门要在每年上半年按照档案馆拟定的具体归档时间，将上一年形成并已整理好的文件材料向档案馆移交。相应档案材料的电子版本也一并移交归档。5．涉密档案单独立卷归档，在涉密计算机上录入数据、打印目录。行政类档案归档范围和保管期限XZ11 校长办公室序号归档范围保管期限123456789101112131415161718192021上级有关文件材料（1）针对本校且重要的文件材料（2）需要长期参照执行的文件材料上级机关领导人视察、检查学校工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料

教学类档案归档要求1．归档的教学管理和教学实践活动形成的档案文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2．各处、院（系）兼职档案员要坚持平时立卷制度（预立卷制度），根据本部门的职责范围与《中国海洋大学教学类档案归档范围与保管期限》，拟制预立卷条目，搜集、积累应归档材料。3．档案的主要内容包括综合管理、学科发展、实验室建设、招生与毕业生工作、学籍学位管理、教学与实践、教学评估等工作中形成的不同载体的文件材料。相应文件材料的电子版本也一并移交档案馆。4．归档时间：教学综合性文件于次年6月底前归档，其他材料在完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）的次学年寒假前归档。教学类档案归档范围和保管期限JX1311 教务处—教学综合序号归档范围保管期限123456789101112上级下达及本校形成的有关教学工作的文件材料学校教学改革、培养目标、培养规格、学制管理等方面的规定、办法及上级批复材料学校教育事业发展规划、实施计划、有关教学工作的决定，规定、规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结材料教学检查、评估（包括各个教学环节的调查表、评估材料和总结评语）、总结和各级优秀教学质量

科研类档案归档要求1．科研类档案应当在项目结题验收后两个月内归档；课题负责人负责整理立卷，科技管理部门负责组织协调与审查备案，档案馆负责业务指导与归档管理。2．科研档案实行由科研课题（项目）负责人主持立卷归档制度。课题（项目）一经批准，课题（项目）负责人就应在开展研究工作的每一阶段注意形成、积累材料，做到执行任务有依据，讨论方案有结论，调查实验有记录，研究完毕有报告。3．对照“归档范围”要求，检查已完成或阶段性结束的科研项目所形成文件材料的完整程度，对文件材料进行价值鉴定，再按照文件材料自然形成规律，保持其内在的有机联系，按时间顺序系统排列。重要的材料（如技术鉴定书、成果评审意见等）可单独分卷装订，密级或保管期限不同的文件材料应分开装订成卷。装订成卷的材料经单位负责人审核鉴定，由校科技管理部门审查备案后，向档案馆移交、归档，相应文件材料的电子版应一并移交档案馆。4．需要保密的科研档案，在归档前应由立卷单位按国家科委颁布的《科学技术与保密条例》的规定划分密级并根据学校“科研档案保管期限表”确定档案的保管期限。5．科研协作项目：凡以我校为主的，则全套科研技术材料由我校保存，参加单位可保存复

外事类档案归档要求1．坚持平时立卷制度（预立卷制度），将所形成的文件材料，根据《中国海洋大学外事档案归档范围与保管期限》，拟定立卷条目，存入卷宗内，并在本部门的收发文登记簿上注明是否已归档。2．归档材料必须遵循其自然规律、保持其有机联系，反映出涉外活动的全过程。3．填写卷内目录一定要体现国别、姓名，以便利用。4．著录数据：登录“中国海洋大学档案管理系统”，选择外事类数据库，按界面要求进行著录。5．归档时间：综合性管理文件应在每年6月底以前将上一年工作形成材料整理立卷归档。相应文件材料的电子版本也一并移交档案馆。6．涉密档案单独立卷归档，在涉密计算机上录入数据、打印目录。外事类档案归档范围和保管期限WS11国际合作与交流处—综合序号归档范围保管期限123456789上级关于外事工作的文件材料学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等材料（重要的永久）学校有关外事工作形成的请示、报告及上级批复外事工作统计报表等材料国际合作交流项目、参加国际会议情况统计年报表外事工作先进集体、个人表彰材料（省级以上的）外事工作会议材料（重要的）其它重要事务性工作形成的材料*******************

财会类档案归档要求1.财会档案是学校档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理。校控股有限公司的财会档案也由校档案馆负责统一管理，并由学校档案馆和财务处共同负责对财会工作的业务指导，监督和检查。2.财会档案实行文件材料形成部门立卷的工作制度。在每年年终及时整理、装订成册，于次年的第二季度向学校档案馆移交。对部分使用频繁的档案可暂时由财务部门保管3年。财会部门将每年统一编制目录清册一式两份，交档案馆一份。期满之后，按财务会计部门编制、移交清册验收入校档案馆保存。相应文件材料的电子版本也一并移交档案馆。3.各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。4.财会档案的鉴定与销毁。对超过保管期限的财会档案，由校档案馆会同财务处、控股有限公司共同组织鉴定、编造会计档案销毁清册，报主管校长批准后，由校审计部门、档案馆、财务处、控股有限公司共同派人监销，并在销毁清册上签字，存校档案馆备查。财会类档案归档范围和保管期限CK11财务处—综合序号归档范围保管期限1234567上级有关财务会计工作的文件材料上级下达各项经费指标的通知文件本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件本校有关财务管理方面

基建类档案归档要求1．归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考和凭证作用。2．归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。相应文件材料的电子版本也应一并移交档案馆。3．基建处要对项目设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征等内容严格审核。4．竣工图纸大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格。5．分管基建档案材料的技术人员填写归档说明，交分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之前。6．基建项目档案在验收后三个月内向档案馆归档。相应文件材料的电子版本也一并移交档案馆。基建类档案归档范围和保管期限JJ基本建设处、新校建设指挥部第一部分：综合文件序号归档范围保管期限12345678910111213141516171819202122232425262728上级有关基本建设的指令性文件本部门工作规章制度、工作计划、总结、会议纪要、报告（请示与批复）、投资计划、统计报表及重要活动声影像材料项目建议书批复文件及项目建议书可行性研究报告（请示、批复文件）建设项目专家论证意见、项目

设备类档案归档要求1．凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改装、报废等全部活动过程中直接形成的，具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属于仪器设备档案。2．归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。3．归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料开箱验收、安装调试、运行维修、随机样等六个方面。归档的重点是仪器设备项目（特别是价值20万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机样图。4．归档实行由文件材料形成部门，即仪器设备管理、使用部门立卷制度，设专门负责人收集、整理和立卷归档工作。5．归档时间：仪器设备的随机全套材料在开箱验收合格后一个月内归档；使用单位形成的仪器设备安装、调度等方面的材料在仪器设备安装、调试后一个月内归档；在仪器设备的使用、管理过程中形成的材料，归档时间安排在每年6月底前。相应文件材料的电子版本也一并移交档案馆。6．重大设备的开箱验收必须有学校档案部门参加，以监督、检查、指

出版类档案归档要求1．归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统，并能对学校当前与长远具有参考价值和凭证作用。2．归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容。重点是出版活动各阶段形成的不同载体的文件材料。3．出版档案以出版物名称立卷、一书（刊）组成一卷或数卷，注意分清年度，不可混年立卷。4．案卷标题以书籍著（译）者、书名为题，刊物以刊名加刊期为标题。5．书刊出版后一个月内，责任编辑应向本社、部（室）专（兼）职档案员归档；各社、部（室）档案员应在次年六月底前，将上年应归档的出版档案集中向档案馆移交。相应文件材料的电子版本也一并移交档案馆。出版类档案归档范围和保管期限CB11出版社序号归档范围保管期限123456789101112上级有关编辑出版工作的文件本校编辑出版（新闻）工作规划、计划、总结、报告及批复、简报和重要会议记录本校编辑出版（新闻）工作规章制度、统计报表重要文字、底图、照片、声像材料编辑出版合同、协议书出版请示和批复原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者后应有原稿签收单）各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件出版通

产品生产类档案归档要求1．产品鉴定或定型两个月内，产品设计负责人把本产品的文件材料按其自然形成规律和有机联系整理组卷，由所在部门检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料整理组卷后，再移交给校档案馆。2．根据产品生产与科技开发中技术文件材料的自然形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，将每个产品项目组成一卷或多卷，反映整个产品项目的关键材料放在首卷，底图单独存放。3．若一个项目文件材料较少时，应将文字材料在前，蓝图在后进行组卷，底图单独存放。4．与各产品项目关系密切的管理性文件，应列入产品项目类中组卷。CP11 控股有限公司—综合序号归档范围保管期限1234567上级有关本公司工作的文件学校控股有限公司工作规章制度学校控股有限公司工作计划、总结、重要报告及批复控股有限公司工作大事记控股有限公司重要的统计报表控股有限公司与下属各有关单位签署的合同、协议等材料控股有限公司重要的声像材料长期长期长期长期长期长期长期CP12 单项产品、项目类序号归档范围保管期限产品计划准备阶段材料1任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书及上级指示批文长期产品生产设计

人物类档案归档要求1．被列入征（收）集范围的专家、教授有关材料的归档工作均由所在单位和部门的有关人员帮助整理、归档。2．归档和利用的时间不受年代、时间的限制，可随时归档，随时利用，相应文件材料的电子版本也一并移交档案馆。人物类档案归档范围和保管期限序号归档范围保管期限12345678自传、履历表、学历证明、身份证明、职务、职称晋级情况、口述类档案及对已故人物的讣告、唁函、唁电、悼词等日记、笔记、重要书信、珍贵手稿、记事资料等重要的手迹材料参加国际、国内学术活动、外事活动及在国际、国内学术组织任职的材料、担任人民代表、政协委员以及在各种社会组织中担任职务的有关材料纪念性、评述性、介绍性文件材料和新闻报道专著、译著、论文及正式出版的教材、参考书、重要讲义、教学成果资料、科研成果资料等奖状、证章等实物类：各类奖状、奖章、聘书、任命书、证章、荣誉证书、代表证等教学、科研、外事、社会活动及个人生活的照片、底片、录音带、录像及影片等材料其他类材料：本人收藏的有重要保存价值的文件资料永久永久永久永久永久永久永久永久

声像档案归档要求1．凡属全校性重大活动产生的声像档案，如影视胶片、录像片、缩微胶片、录音带、磁带、光盘、照片（连同底片，文字说明），由校电教中心、校报编辑部、宣传部等有关部门，按年代分类进行编辑、整理、立卷。2．校内各种展览中的重要照片，由产生部门负责收集、整理，于展览活动结束后一月内指定专人立卷，向校档案馆归档。3．凡个人履行公务拍摄的反映学校重要活动的照片，在活动结束后，随时向校档案馆移交。4．凡个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像档案，欢迎个人向学校档案馆捐赠。5．凡归档的电影片、录音片必须有配音。无配音的应附以脚本或说明。照片档案必须连同底片、文字说明统一归档。文字说明需具备六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。6．声像档案归档时间要求于次年上半年在规定时间内将上一年的档案材料向校档案馆归档。

实物档案归档要求1．实物类档案进馆的时间不受年代或时间的限制，一般在每项工作及重大活动结束后两周，由牵头单位负责整理归档。2．进馆的每件物品要附一个说明，注明所赠物品的名称，赠送的单位或赠送人，某年、某月、某日，在XXX活动中赠送等等。