青岛市电子文件归档与管理规范

文章来源:档案馆发布时间:2012-03-31浏览次数:981


发文字号:青档字[2002]79号
                                                成文日期:2002-12-30
                                                发文单位:青岛市档案局

1范围
 本标准规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。
 本标准适用于青岛市市直机关、团体和其他社会组织。各区市可参照执行。
 2引用标准
 下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时,所示版本均为有效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
 GB/T1988-1980  信息处理交换用七位编码字符集
 GB2312-1980  信息交换用汉字编码字符集  基本集
 GB13000.1-1993  信息技术  通用多八位编码字符集(UCS)第一部分:体系结构与基本多文种平面
 GB/T15418-1994  档案分类标引规则
 DA/T19-1999  档案主题标引规则
 3定义
 本标准采用下列定义
 3.1电子文件
 指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录,即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
 3.2归档电子文件
 具有凭证和利用价值、作为档案保存的电子文件。
 3.3真实性
 指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。
 3.4完整性
 指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。
 3.5有效性
 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
 3.6逻辑归档
 指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
 3.7物理归档
 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。
 3.8元数据
 指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
 4管理体制和职责
 4.1各单位应根据本标准,建立电子文件归档与管理工作制度和管理网络。
 4.2文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记,确保其真实性、完整性、有效性和安全性,并定期向档案管理部门移交;档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。
 4.3为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用,从电子文件产生时就应按照制度要求,妥善管理,以确保其不散失、不损毁、不失真。
 4.4归档的电子文件,应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能有效机读。
 5电子文件的收集
 5.1收集范围
 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括:
 5.1.1文本文件:指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。
 5.1.2图像文件:指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。
 5.1.3图形文件:指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。
 5.1.4影像文件:指用视频设备获得并经计算机处理的文件。
 5.1.5声音文件:指用音频设备获得并经计算机处理的文件。
 5.1.6多媒体文件:指用计算机多媒体技术制作的文件,其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。
 5.1.7计算机程序:指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。
 5.1.8数据文件:指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。
 5.2电子文件收集要求
 5.2.1归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存,并在内容及相关描述上保持一致。
 5.2.2在"无纸化"办公系统中产生的电子文件,应采取严格的安全措施,随时备份,存储在能够脱机保存的载体上,保证电子文件的安全性。
 5.2.3文本文件收集时应统一将其转换为TXT文档或XML文档,现阶段允许收集WORD97、WPS格式文档。
 5.2.4静态图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、PDF、JPEG,现阶段允许收集S2格式文档。
 5.2.5影像文件收集时应按MPEG2方式压缩。
 5.2.6声音文件收集时应统一转换为MP3格式。
 5.2.7自主开发的计算机程序必须收集软件的源程序及其开发、编译工具。
 5.2.8归档的电子文件如果采用不符合本规范要求的格式,收集时应转换成本规范要求的格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。
 5.2.9各单位应依据本标准,结合实际情况,制定本单位、本系统电子文件收集的具体范围。
 6电子文件的归档
 6.1归档要求
 文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档,每月把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档,并按档案管理的要求进行登记和交接。
 6.2归档电子文件应按"件"进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件,密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理,如:正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。
 6.3电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件,依照附录A要求进行著录并填写《归档电子文件登记表》(见附录B)。归档电子文件应逐件编目。
 6.4文件形成部门应于每月初将上月形成的经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上,并一式两份向档案部门移交。
 6.5档案管理部门应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试,并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》(附录C)。登记表一式两份,一份由档案部门保存,另一份由文件形成部门保存。
 7归档电子文件的移交、接收
 各单位应在每年9月底前将经过检验合格后的归档电子文件移交同级国家综合档案馆,集中保管。
 7.1移交、接收检验
 7.1.1文件形成单位在移交电子文件之前应对归档的每套载体及其技术环境进行检验,合格率应达到100%。
 7.1.2检验项目包括检查载体是否清洁,是否有划痕;检查电子文件有无病毒;核实电子文件的真实性、完整性和有效性。
 7.2移交手续
 交接双方验收合格后,填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份,交接双方各保存一份。
 7.3归档电子文件的存储
 7.3.1一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中,几个归档年度的电子文件不应存储在一盘载体中。
 7.3.2本标准推荐采用只读光盘、磁带作为归档电子文件的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。
 7.3.3存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,注明全宗号、归档年度、盘号和套别(见8.1)。
 7.3.4信息组织结构
 每盘存储载体的根目录下有说明文件、著录文件、归档电子文件子目录。每盘存储载体应具有如下信息组织结构:(见附图一)
 7.3.4.1说明文件
 7.3.4.1.1文件名:README
 7.3.4.1.2文件内容:有关本存储载体的各种信息。应包括全宗号、全宗名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间。
 7.3.4.1.3文件格式:说明文件为字符文件。每行的左边为标题,右边为说明内容,中间用冒号分开。字符代码应符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的规定。
 7.3.4.2著录文件
 7.3.4.2.1文件名:DESCRIPT.XML
 7.3.4.2.2文件内容:归档电子文件登记表的电子版本。
 7.3.4.2.3文件格式:XML文件(具体格式见附录D)。著录文件包含项目同《归档电子文件登记表》。
 7.3.4.3归档电子文件子目录
 7.3.4.3.1目录名:DATA
 7.3.4.3.2目录内容:以子目录的形式存放归档电子文件,一件电子文件保存在一个子目录中,子目录名为全宗号+归档年度+保管期限+件号,如000012002100001,其中第1-5位为全宗号,第6-9位为归档年度,第10位为保管期限(永久为1,长期为2,短期为3),第11-15位为件号。
 8归档电子文件的保管和利用
 8.1归档电子文件要一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。套别用符号表示分别为:A、B、C。
 8.2归档电子文件的保管要求
 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件。
 8.2.1归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。
 8.2.2环境温度选定范围:17℃~20℃;相对湿度选定范围:35%~45%。
 8.2.3存放时应远离强磁场,并与有害气体隔离。
 8.3对磁性载体每满2年,光盘每满4年转存一次,原载体同时保留时间不少于4年。
 8.4归档电子文件的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。
 8.5归档的密级电子文件的利用,应当遵守有关保密规定。
 9归档电子文件的鉴定销毁
 9.1归档电子文件的销毁鉴定,参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。
 9.2归档电子文件的销毁,应在办理审批手续后,方可实施。
 9.3属于保密范围的归档电子文件被销毁时,如存储在不可擦除的载体上,须连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。
 10归档电子文件的统计
 档案保管单位应当按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
  
 附录A
 电子文件著录项目

下列著录项目标注"*"者为必著项,其它为选著项。
 A1文件信息
 A1.1发文登记号:发文单位已发文件登记的顺序号。
 A1.2收文登记号:收文单位收到文件登记的顺序号。
 A1.3拟稿人:拟稿人员姓名。
 A1.4拟稿时间
 A1.5部门责任人:拟稿人员所在部门责任人姓名。
 A1.6部门责任人审核时间
 A1.7核稿人:核稿人员姓名。
 A1.8核稿时间
 A1.9签发人:文件签发人员姓名。
 *A1.10签发时间
 A1.11打字者:打字员姓名。
 A1.12打字时间
 A1.13校对者:文件校对人员姓名。
 A1.14校对时间
 A1.15主送单位:文件主送单位名称,几个单位之间用","分隔。
 A1.16抄送单位:文件抄送单位名称,几个单位之间用","分隔。
 A1.17发送时间:文件的发出时间。
 A1.18缓急程度
 A1.19密级:指文件的保密等级。按GB/T7156-1987第四章 文献保管等级代码表划分为六个等级,名称与代码如下:(见附图二)
 A1.20收文者:接收文件的人员姓名。
 A1.21收文单位:接收文件的单位名称。
 A1.22收文时间:接收文件的时间。
 A1.23批阅人
 A1.24批阅意见
 A1.25批示人
 A1.26批示意见
 A1.27承办部门:文件办理部门。
 A1.28办理结果:文件的办理结果。
 A1.29办结时间:文件办理完毕的时间。
 A2档案信息
 A2.1归档人:指对该份文件进行归档操作的人员姓名。
 A2.2归档单位:指对该份文件进行归档操作的单位名称。
 A2.3归档时间
 *A2.4全宗号:指档案馆给立档单位编制的代号,全宗号用五位数表示,不足五位的前面用"0"补足。
 *A2.5归档年度:指文件的形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如"2002"。
 *A2.6保管期限:指文件的保存时间,一般分为永久、长期、短期三种。
 *A2.7件号:指对应纸质或其他载体档案文件在同一年度、同一保管期限中的顺序号,件号用五位数表示,不足五位的前面用"0"补足。
 A2.8主题词:按照DA/T19-1999、《中国档案主题词表》及本专业、本单位的规范化词表进行标引。
 A2.9分类号:根据《中国档案分类法》和GB/T15418-1994的有关规定著录。
 A2.10鉴定者:对该份文件实行价值鉴定的人员姓名。
 A2.11鉴定时间
 A2.12销毁者:对该份文件实行销毁的人员姓名。
 A2.13销毁审批者:对该份文件销毁审批的人员姓名。
 A2.14销毁时间
 A2.15开放标识:指该份文件是否可以开放,开放标识项依据实际情况著录为开放或控制。
 *A2.16题名:指文件的标题。
 *A2.17责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
 *A2.18文件编号:文件的发文字号。
 A2.19附件:指正文后的附加材料的题名。
 *A2.20稿本:指文件的文稿和文本。稿本项依据实际情况著录,代码表如下:(见附图三)
 A2.21版本:指对文件修改、更改后的不同状态的描述,如第一版、第二版等。
 A2.22版本说明:对不同版本的说明性文字,如修改原因、与上一版本的差异等。
 A3电子文件信息
 A3.1硬件环境(名称、型号):指形成该份电子文件的硬件环境的描述,包括计算机型号、CPU型号、内存数量等,各个项目之间用","分隔。
 A3.2网络环境(名称、版本):指形成该份电子文件的网络环境的描述,包括网络类型、协议、版本号等,各个项目之间用","分隔。
 A3.3操作系统(名称、版本):指形成该份电子文件的操作系统的描述,包括操作系统名称、版本号等,各个项目之间用","分隔。
 A3.4应用软件(名称、版本):指形成和浏览该份电子文件的的应用软件的描述,包括软件名称、版本号等,各个项目之间用","分隔。
 *A3.5文件类型:用英文字母代表电子文件的类型,文件类型分为八种,代码表如下:(见附图四)
 *A3.6文件名:文件在计算机系统中的名称,多个文件综合为一件的文件名之间用"!"分隔,如"abcd.doc!efgh.tif"。
 A3.7文件长度:指电子文件的字节数。
 A3.8存储位置:指电子文件的存储路径名。
 A3.9创建人:指建立该电子文件的人员姓名。
 A3.10创建时间
 A3.11修改人:指修改该电子文件的人员姓名,几个姓名之间用","分隔。
 A3.12修改时间
 A3.13访问人:指访问该电子文件的人员姓名,几个姓名之间用","分隔。
 A3.14访问时间
 *A3.15载体类型:指电子文件的存储载体。存储载体选择只读光盘和磁带。
 A3.16盘号:指归档电子文件存储载体的编号。存储载体一盘编一个号,编号每年从"00001"开始。盘号用五位数表示,不足五位的前面用"0"补足。
  
 附录C
 归档电子文件移交、接收检验登记表
 (见附图五)
 附:归档电子文件登记表
 附录D
 著录文件(DESCRIPT.XML)格式
 著录文件存放本张光盘保存的电子文件的著录信息,包括全宗号、归档年度、保管期限、件号、题名、责任者、文件编号、稿本、文件类型、文件名、载体类型、签发时间等项目。著录文件为字符文件,信息格式如下:(见附图六)