1．凡属全校性重大活动产生的声像档案，如影视胶片、录像片、缩微胶片、录音带、磁带、光盘、照片（连同底片，文字说明），由校电教中心、校报编辑部、宣传部等有关部门，按年代分类进行编辑、整理、立卷。
2．校内各种展览中的重要照片，由产生部门负责收集、整理，于展览活动结束后一月内指定专人立卷，向校档案馆归档。
3．凡个人履行公务拍摄的反映学校重要活动的照片，在活动结束后，随时向校档案馆移交。
4．凡个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像档案，欢迎个人向学校档案馆捐赠。
5．凡归档的电影片、录音片必须有配音。无配音的应附以脚本或说明。照片档案必须连同底片、文字说明统一归档。文字说明需具备六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。
6．声像档案归档时间要求于次年上半年在规定时间内将上一年的档案材料向校档案馆归档。