如何撰写案卷标题？案卷标题应该简明确切、体式一致。一般以“年度”＋“主要责任者”＋“内容（事由）”＋“名称（文种）”为标准形式。部分案卷题名也可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般写在卷面，不超过50字。除会议文件外，一般不得使用××文件材料，如“学校办公室文件材料”、“××学院文件材料”等含混的标题；除一般函件外，不得使用××往来文书，如“教育部往来信件”等标题；除非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”作为标题。标题样例：2010年校长办公会议记录青岛市共建海大“985工程”二期材料

兼职档案员平时应做好哪些具体工作？文书工作是档案工作的前提和基础，文书工作缺乏系统、准确和规范常常是很多重要的档案材料散失或无法查找利用的根源。作为兼职档案员应该注重“前端控制”和“全程管理”（预立卷制度），不要等文件失去现行价值之后才着手开展工作。一项重大活动从开始筹备之初就应积极参与并注意及时收集重要材料。从文件接收或拟制开始到归档之前的一系列管理工作，都必须按照集中统一的工作原则，建立健全统一的管理制度。

什么时候应该归档？以下是根据我校各部门的工作特点制定的归档时间，具体到归档工作中，严格按档案馆制定的年度各部门归档时间安排表执行，请各单位遵守。学校党群、行政、外事类以及其他大类的综合管理类档案等能按年度归档的，应在次年六月底前将上一年度形成的文件材料归档。教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。毕业集体照片（按专业），应在毕业生离校后三个月内归档。科研项目类档案通过鉴定验收后两个月内归档；基建类档案应当在基建项目工程交付验收后三个月内归档。

归档时需要办理什么手续？立卷部门整理好案卷，学校档案馆人员检查合格后，打印案卷移交清单，一式两份，即可到档案馆归档。归档时交接双方在移交清单上签名，各存一份，以备日后查考。

文件立卷时有哪些基本要求？所谓“立卷”就是把具有保存价值的文件按照其有机联系组成便于管理的单位。（1）案卷大小适宜纸张大小以A4纸幅为标准。超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴式折叠。（2）案卷厚薄要适宜卷内文件的数量不应超过太多，对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。据档案盒厚度而定，严禁跨类组卷。（3）卷内文件要齐全完整卷内文件应齐全完整，同一问题、同一事件对应的文件应全面，不同问题的文件不应归入一个卷内。（4）卷内文件保管期限要统一（5）认真填写卷内文件目录、备考表卷内所有文件及卷内文件目录、备考表、案卷标题的书写均应用碳素墨水、黑色签字笔或激光打印，禁止出现铅笔、圆珠笔和彩笔。（6）注意文件的装订及页码编制卷内的每份文件要用不锈钢钉装订，文件太厚不能装订的，要采用三点一线打孔装订。（装订线距页边1.5厘米左右，以订齐全部材料，同时不覆盖正文内容为原则。对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；字迹模糊的应复制，与原件前放置一起归档）装订的案卷各页面只要有字迹的，均应

哪些文件不属于归档范围？●上级机关普发的供参阅、不用承办的文件；●上级机关发来供工作参考的抄件；●上级机关征求意见未定稿的文件；●无查考价值的事务性、临时性文件；●重份文件；●未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；●从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料；●无特殊保存价值的信封，询问一般性问题，提出一般性的建设意见的人民来信；●学校内部互相抄送的文件材料，无须回复的行文、介绍信等；●为参考目的从各方面收集的文件材料；●本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；●非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；●未生效的合同、协议、单据。

文件的哪些重要稿本需要归档？校内文件在拟写印制过程中，往往会产生和形成如下几种稿本：●草稿：由于未定型，不是正式文件，一般不予保存；●定稿（原稿）：由负责人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿，是文件的标准稿本，也是文件进行打印复制的标准依据，发文后由发文单位存档；●正本：根据已经批准签发的定稿印制的、供向外发送或内部使用的正式文本，具有标准格式，有签署、有发文单位盖章的是文件正本。正本发文单位必须归档，收文单位则根据文件所涉及的内容作判断：如文件内容是针对本单位管理工作或业务活动的，应予归档；如仅为普发、知照性文件则不必归档；副本、试行本、暂行本等可作为短期保管，一般根据其文件内容的重要性和价值大小，确定是否归档。如校内规章制度、办法等的试行本在超过试行期后，可作短期保管。

怎样对文件分类整理？立卷分类有以下三种方法：（1）分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度。（2）分问题：将文件按其内容所反映的问题、事物分开。（3）分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。以上三种方法使用的步骤是：分年度—→分问题—→分保管期限（1）将文件材料按其形成或针对的年度分开，根据文件材料的不同特点，可采用自然年度、教学年度、会计年度分别归入不同年度。（2）在分年度的基础上，将文件材料按《中国海洋大学档案管理办法》中确定的类别分开。（3）将类别理顺的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。（4）最后将文件材料按照规定的不同保管期限分开。

跨年度的文件如何分类？（1）跨年度的请示与批复，归入批复年度；（2）跨年度的规划、计划，一般归入文件内容针对的第一个年度；（3）跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；（4）跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；（5）跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；（6）法规性文件归入公布或批准年度；（7）教学类文件按学年归档，财会档案文件按会计年度归档。

怎样划分保管期限？档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。（1）能够反映学校教学、科研、管理活动和历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久；（2）反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考利用价值的，列为30年；（3）凡在短时期内对学校工作有查考价值的，列为10年。具体内容参见各类《中国海洋大学文件材料归档范围和保管期限》

怎样将分类完毕的文件组合成案卷？(1)一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。(2)同一内容的文件材料组成一卷或数卷，据档案盒厚度组卷。（3）会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可一会一卷、一会数卷。例行系列性会议，如每周一次的例会，可数会一卷。（4）非诉讼案件材料，按问题组卷，可以一案一卷或一案数卷。（5）重要的人民来信可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合；文件数量较少时也可按时间进行组合。（6）统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷。（7）学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合。（8）同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。（9）工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合。（10）简报、内部刊物可按名称一期一卷或数期一卷。

卷内的文件如何排列？卷内文件材料要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列。文字材料的档案按问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要修改稿在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；转发件在前，被转发件在后；其他文件材料按时间顺序排列。

如何填写卷内文件目录？卷内文件目录由以下几部分组成：（1）序号：以卷内文件排列先后顺序填写，如1、2、3……。（2）文件编号：文件制发机关的发文字号，如海大人字[2010]19号。（3）责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者，如中国海洋大学“985工程”二期建设项目档案管理办法，责任者即为中国海洋大学“985工程”办公室。（4）题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的对应关系。（5）日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号，如2010.3.30。没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上。（6）页号：卷内有文字的页面均应编号。（7）备注：对文件需要做的补充说明，如：复印件，传真件。

文件材料能用圆珠笔书写吗？书写材料、载体材质不符合规范要求不利于档案文件的长时间保存，尤其是圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写的字迹非常容易扩散，造成字迹模糊难以辨认。因此，起草文件的时候就必须对纸张、墨迹材料从严要求，必须使用蓝黑墨水、碳素墨水、签字笔或墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。尤其是领导及有关人员签批文件时，更不能使用不符合规范的材质。打印的文件材料应采用激光打印，避免使用喷墨打印方式。